Als vertrouwenspersoon binnen een MKB-organisatie draag je een enorme verantwoordelijkheid. Je fungeert als veilige haven voor medewerkers die zich kwetsbaar opstellen en vertrouwelijke signalen afgeven. Toch kunnen zelfs de meest zorgvuldig opgezette vertrouwenssystemen in de problemen komen, zo blijkt uit deze casus die twee belangrijke valkuilen illustreert: het risico van heimelijke geluidsopnames en de complicaties die ontstaan wanneer je zowel slachtoffers als de beschuldigden begeleidt.
De Casus: Wanneer Vertrouwelijkheid Niet Volstaat
Sander, een ervaren interne vertrouwenspersoon, bevindt zich momenteel in een uitzonderlijk lastige positie. Hij voerde gesprekken met Lena, een bestuurder die door de Raad van Toezicht op non-actief is gesteld vanwege meldingen van ongewenst gedrag. Medewerkers hadden aangegeven dat Lena zich schuldig maakte aan intimidatie, manipulatie, en het schenden van integriteitsnormen. Sander heeft samen met een externe vertrouwenspersoon de signalen anoniem en niet-herleidbaar bij de Raad van Toezicht heeft neergelegd. Dat mag een vertrouwenspersoon doen.
In de daaropvolgende gesprekken met Lena – die zij aanvankelijk zelf om ondersteuning had gevraagd bij Sander – werd door Sander de vertrouwelijkheid benadrukt: “Alles blijft binnen deze kamer.” Echter, tijdens één van deze gesprekken nam Lena heimelijk een geluidsopname op. Inmiddels ligt deze opname in handen van haar advocaat en is deze voornemens om in een juridische procedure te worden ingezet. Sander is hierdoor in een kwetsbare positie beland.
Welke lessen zijn hier voor Sander en zijn advocaat?
- Opnames maken illegaal?
Melders mogen in principe geluidsopnames maken, ook al gebeurt dit heimelijk. Civielrechtelijk gezien is dit niet verboden maar dat betekent niet dat het ethisch verantwoord is, zeker niet in vertrouwelijke gesprekken. Een rechter kan die opnames om die reden buiten beschouwing laten maar mag ze ook net zo goed wel beluisteren in het kader van de waarheidsvinding. - Vertrouwelijkheid eenzijdig of wederzijds?
Sander had bij elk gesprek duidelijk aangegeven dat alles wat besproken werd, vertrouwelijk zou blijven, wat hem betreft. Aangezien Sander dat niet wederzijds heeft gemaakt kan de melder – in dit geval Lena – gewoon opnames maken hoewel dat natuurlijk niet ethisch is. Dit ondermijnt ook de integriteit van het hele systeem van vertrouwelijk meldingen kunnen doen te meer omdat dit ook nog de dader betreft. - Zowel slachtoffers als daders recht op begeleiding van de VP?
Lena’s situatie illustreert de valkuil van de dubbelrol: Sander had al ondersteuning geboden aan diverse medewerkers, slachtoffers van Lena, die signalen hadden afgegeven over haar grensoverschrijdend en niet integer gedrag. Het is dan riskant om dezelfde vertrouwenspersoon ook de beschuldigde te laten begeleiden. Deze dubbelrol kan leiden tot belangenconflicten en juridische complicaties voor de werkgever. - Hoe ver gaat de geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon?
Momenteel bestaat er nog geen wettelijke geheimhoudingsplicht voor vertrouwenspersonen maar dat kan je wel toezeggen aan de melder bij de start van het gesprek. Dat betekent evenwel dat als deze niet wederzijds is en de melder geheime opnames heeft gemaakt ter verdediging, een rechter daarover wel vragen kan gaan stellen aan jou als vertrouwenspersoon, met name over de inhoud van het gesprek en hoe jij als vertrouwenspersoon met de vertrouwelijke informatie omgaat. In arbeidsrechtelijke procedures ondervindt je dus geen bescherming als vertrouwenspersoon door de geheimhoudingsplicht om dat je naar waarheid de rechter moet beantwoorden en dan dus geen beroepsmatig en wettelijk verschoningsrecht hebt (een advocaat heeft dat wel bijvoorbeeld).
Best Practices voor Vertrouwenspersonen
Wat kunnen we leren van Sander’s ervaring?
- Wees Proactief in de Startfase
Maak in het begin van elk gesprek expliciet duidelijk dat alle informatie strikt vertrouwelijk blijft – niet alleen van jouw kant, maar ook van de kant van de gesprekspartner. En vraag daat explicet committment op. Als er dan geheime opnames zijn gemaakt dan staat dat er ook op. Bespreek ook dat het maken van geheime opnames ongewenst is en de vertrouwelijkheid in gevaar kan brengen. - Kies voor een Heldere Rolverdeling
Laat de begeleiding van de beschuldigde over aan een externe, onafhankelijke deskundige. Dit voorkomt dat je als vertrouwenspersoon in een belangenconflict komt te zitten, zeker wanneer je al ondersteuning hebt geboden aan slachtoffers. Verwijs door naar een externe vertrouwenspersoon of een jurist. - Versterk het Organisatiebeleid
Bespreek en evalueer regelmatig de rol en verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie en zorg dat de directie begrijpt wat die rol inhoudt. Niet zelden wordt er gedacht dat de VP eindverantwoordelijk is voor een veilige en gezonde werkvloer en daarin de voortrekker moet zijn. Het tegendeel is waar, dat is de primaire taak van de werkgever! Zorg daarom dat er duidelijke afspraken zijn met de werkgever over hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie en het begeleiden van verschillende partijen. Regel je positie als vertrouwenspersoon in een aanstellingsbrief! - Investeer voortdurend in scholing van de VP
Overweeg onze training, word VP in één dag of de VP opfristraining (als je de VP in 1 dag al meer dan een jaar geleden hebt gevolgd) waarin je alles leert over jouw taken en valkuilen waaronder de begeleiding van beschuldigden en de omgang met vertrouwelijke informatie. Ook worden andere actualiteiten en de laatste wetswijzigingen doorgenomen. Zo ben je weer helemaal bij en beter toegerust op toekomstige situaties.
Tot Slot
Heb je vragen of wil je meer weten over de opfristraining? Neem dan gerust contact op met onze officemanager Cynthia Elmiger via info@thelegalcompany.nl of bel naar 020 345 0152.
Blijf waakzaam, en bescherm de integriteit van het vertrouwenssysteem binnen jouw organisatie!
