Privacyverklaring The Legal Company – 1 oktober 2021

Waarom heeft TLC deze privacyverklaring?

The Legal Company respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens The Legal Company verwerkt.

Wij raden u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

The Legal Company verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, uit te voeren, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren. Voor evaluatie van onze dienstverlening schakelt The Legal Company soms een derde partij in. U als betrokkene maakt zelf de keuze hieraan deel te nemen en daarvoor persoonsgegevens achter te laten. Ook kunt u zich aanmelden voor het ontvangen van een nieuwsbrief of andere vormen van communicatie uitingen van The Legal Company.

Welke persoonsgegevens heeft TLC van mij?

Wij verwerken de navolgende persoonsgegevens ten behoeve van onze dienstverlening van onze prospects en klanten:

  • Voor- en achternaam;
  • Geslacht;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Functie;
  • Titel;
  • Adres;
  • Bankrekeningnummer;
  • Lidmaatschap vakvereniging (wanneer u PE-uren wenst te ontvangen);
  • Inloggegevens van het Legal Safe portaal
  • Persoonsgegevens zoals beschreven in het cookiebeleid;
  • Informatie met persoonsgegevens over wederpartijen;
  • Persoonlijke gegevens en loonstroken van medewerkers van onze klanten.

Van sollicitanten:

  • De CV met daarop de persoonsgegevens (welke de sollicitant zelf kiest te verstrekken). Bestaande o.a. uit:
  • Voor- en achternaam;
  • Adres;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Titel;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Pasfoto;
  • Nationaliteit;
  • Opleidingen;
  • Hobby’s
  • Talen;
  • Bestaande en vorige werkgevers

Wij willen sollicitanten expliciet verzoeken om geen BSN nummers en financiële gegevens te verstrekken of te verwerken in hun CV.

Voornoemde persoonsgegevens verwerkt The Legal Company omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of via openbare bronnen bekend zijn geworden.

The Legal Company verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG:

- (ter voorbereiding van de ) nakoming van een wettelijke verplichting

- (ter voorbereiding van de ) uitvoering van een overeenkomst

- na verkregen toestemming van betrokkene(n)

- vanuit een gerechtvaardigd belang

Waarom heeft TLC mijn persoonsgegevens nodig?

Wij verwerken de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden:

  1. Gebruik van onze diensten/leveren van producten
    Om gebruik te kunnen maken van onze diensten is het noodzakelijk dat u ons persoonsgegevens verstrekt. Wij verwerken deze persoonsgegevens dan voor de volgende doeleinden (vallen binnen het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst):
    – Toezending van offertes, opdrachtbevestigingen en kostenindicaties etc;
    – Opstellen van abonnementsovereenkomsten
    – Beantwoording van vragen over onze diensten en producten;
    – Levering van de navolgende diensten:
    > Juridisch advies en bijstand;
    > The Legal Safe abonnement Service;
    > Trainingen en masterclasses.
    – Facturering.

Deze persoonsgegevens worden bewaard voor zo lang als nodig is om onze diensten te kunnen leveren en verzoeken af te handelen. De gegevens worden vervolgens gewist, tenzij er een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Zoals bijvoorbeeld de bewaarplicht uit de Belastingwet.

  1. Gebruik voor o.a. direct marketing over onze diensten/producten
    Het is mogelijk dat wij u gegevens gebruiken voor direct marketing doeleinde, bijvoorbeeld om het contact te bevorderen, e-mail marketing, etc. Dat doen wij alleen als u daar ofwel toestemming voor heeft gegeven of omdat u klant bent en wij een gerechtvaardigd belang hebben om u nader te informeren over onze diensten of kennis.
  2. Gebruik voor toezending van onze nieuwsbrief
    Wij bieden ook een nieuwsbrief aan waarmee wij geïnteresseerden informeren over onze diensten en activiteiten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Uw e-mailadres wordt slechts met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees zolang u nog géén klant bent. Zodra u klant bent wordt u automatisch toegevoegd maar kunt u zich te allen tijde uitschrijven (opt-out).
  3. Gebruik voor sollicitatieprocedure
    Wij verzamelen en verwerken gegevens van sollicitanten ten behoeve van de sollicitatieprocedure rechtstreeks of d.m.v. aangehechte cv’s /via derden partijen (head hunters)/e-mail. Dit gebeurt onder de grondslag (ter voorbereiding van de) uitvoering van de arbeidsovereenkomst, waaronder ook valt de werving, selectie en de sollicitatieprocedure.

Uw persoonsgegevens worden dan uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd indien u helaas de baan niet heeft gekregen. Indien wij uw toestemming hebben van u om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er wellicht in de toekomst nog passende functies vrij komen, zal deze termijn een jaar zijn.

Kan ik mijn toestemming intrekken?

Indien een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan bent u gerechtigd deze te allen tijde in te trekken (zonder terugwerkende kracht). Neem daarvoor contact met ons op via onderstaande gegevens.

Worden mijn gegevens aan derden verstrekt?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan ons CRM platform ten behoeve van klant- en project beheer, timetracking, offertes sales of ons contractverzending- en ondertekening platform. Denk ook aan onze hosting provider voor desktop, e-mail en documentopslag. Of aan waarneming van de praktijk door een andere jurist of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van The Legal Company, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en in opdracht van The Legal Company uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door The Legal Company ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een boekhouder, accountant, notaris, etc.

Doorgifte van de persoonsgegevens naar partijen buiten de Europese Unie, gebeurt slechts naar partijen/landen die conform de relevante wetgeving een passend beschermingsniveau bieden voor de verwerking van persoonsgegevens.

Zorgt TLC dat mijn gegevens beschermd zijn?

The Legal Company hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval The Legal Company gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal The Legal Company in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Deze maatregelen zijn onder andere, maar niet beperkt tot:

  • TLC zorgt dat haar netwerkverbindingen beveiligd zijn (firewalls en SSL);
  • TLC werkt met een RDP systeem met wachtwoord beveiliging en firewalls;
  • Personeel en derden zijn verplicht tot geheimhouding;
  • Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bepaalde geautoriseerde personen;
  • Beveiliging en encryptie van mailverkeer (Zivver);
  • Actuele back-ups;
  • Personeel wordt getraind rondom privacy;
  • Strikt wachtwoordbeleid en beveiligde wachtwoordkluis
  • Dubbele authenticatie.

Voor meer informatie over onze beveiliging kunt u via onderstaande gegevens contact met ons opnemen.

Hoelang bewaart TLC mijn gegevens?

The Legal Company bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist. De door TLC behandelde dossiers worden niet langer dan 7 jaar bewaart. De dossiers worden dan na 7 jaar vernietigd tenzij een specifieke wettelijke grondslag haar noodzaakt om de gegevens langer te bewaren.

Maakt TLC gebruik van Cookies?

Voor alle informatie rondom het gebruik van Cookies klik hier.

Kan deze privacyverklaring gewijzigd worden?

The Legal Company heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website.

Wat zijn mijn privacy rechten als betrokkene?

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij The Legal Company aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen. Verzoek indienen
Een verzoek kunt u indienen via de gegevens onderaan deze pagina.

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Wij nemen alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Gebruik social media

Op de website van The Legal Company zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. The Legal Company houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

Welke verantwoordelijkheden heb ik zelf?

Het is ook uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die u met ons deelt juist, volledig en actueel zijn. Verder is het belangrijk dat als u persoonsgegevens van andere met ons deelt, dat u er zeker van bent dat u deze gegevens met ons mag delen. U draagt daar zelf verantwoording voor.

Kan ik een klacht indienen?

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan gaan wij hier graag met u over in gesprek. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht over een onjuiste verwerking van uw persoonsgegevens  bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kan ik TLC bereiken: onze contactgegevens?

Voor vragen of verzoeken over deze privacyverklaring of over uw persoonsgegevens kunt u ten allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

The Legal Company B.V.
Laan Nieuwer-Amstel 4B
1182 JT Amstelveen
info@thelegalcompany.nl
020-3450152