Als (beginnend) ondernemer zie je altijd kansen. Prioriteit is meestal acquisitie en het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het verkopen van je product. Je werkt dag en nacht om je onderneming succesvol te maken maar dat kan van de een op andere dag zomaar veranderen. En zonder dat je hier invloed op hebt.
Je doet bijvoorbeeld een risicovolle investering die door veranderende marktomstandigheden plots verkeerd uitpakt, je krijgt de fiscus op je dak omdat de administrateur jouw administratie niet ordentelijk heeft gevoerd, je belangrijkste klant zegt op, je compagnon of je sleutel werknemer worden ziek of er breekt een pandemie uit.
Een verstandige (startende) ondernemer onderzoekt daarom hoe hij zichzelf en zijn vermogen, investeringen kan beschermen tegen deze onverwachte risico’s. Hieronder volgt daarom een uiteenzetting van de belangrijkste juridische aandachtspunten en welke juridische documenten daarbij onmisbaar zijn. Daarbij beperken wij ons in dit artikel enkel tot de besloten vennootschap, bij uitstek de meest voorkomende rechtsvorm in de mkb-branche.
1. Oprichten werkmaatschappij en (tussen)holding structuur
Voor jou als ondernemer kan het ten eerste verstandig zijn om de onderneming waarin de ondernemersactiviteiten uitvoert, onder te brengen in een zogenaamde werkmaatschappij B.V. Daarmee bescherm je jouw privé vermogen tegen claims van handelscrediteuren, de bedrijven aan wie jij vanuit je bedrijf facturen betaalt. Fiscaal kan dat echter wel nadelig uitpakken als je niet voldoende winstmarge maakt. Laat je daarin ook adviseren door een fiscalist. Soms kan het voornoemde ondernemersrisico echter zo groot zijn, of kan je het zoó belangrijk vinden om je privé vermogen te beschermen tegen zakelijke schulden dat je het fiscale nadeel voor lief neemt. Daarbij is het ook zo dat een B.V. vaker commercieel gewaardeerd wordt dan een eenmanszaak. Het heeft een professionelere uitstraling.
Daarnaast kan het waardevol zijn om direct boven de werkmaatschappij een holding op te richten. Dan kan je waardevolle activa (denk aan merkrechten, auteursrechten, octrooien, bedrijfspand, auto’s, dure bedrijfsmachines, etc.) daarin onderbrengen en verhuren aan je werkmaatschappij. Mocht je werkmaatschappij failliet gaan, dan heeft dit in principe geen invloed op de activa in je holding. Immers, de bedrijfsrisico’s berusten bij de werkmaatschappij en aangezien de holding geldt als een op zich zelf staande entiteit, kunnen de schuldeisers van de werkmaatschappij niet zomaar claims neerleggen bij de werkmaatschappij.
Verder biedt de holding i.c.m. de werkmaatschappij ook weer fiscale voordelen (mits er voldoende winst wordt gemaakt). Door bijvoorbeeld de deelnemingsvrijstelling zijn de dividenduitkeringen vanuit de werkmaatschappij aan de holding onbelast.
Bedenk wel dat deze structuur notariële oprichtingskosten met zich meebrengen evenals de jaarlijkse kosten voor de administratie en de jaarrekening en van twee B.V.’s maar die kosten zijn op zich wel te overzien. Tegenwoordig zijn er zeer goede aanbieders die zich specialiseren in de boekhouding voor holding-werkmaatschappij structuren.
2. DGA-arbeidsovereenkomst en managementovereenkomst
Voor het vervolg van dit artikel gaan we er even van uit dat je een holding hebt opgericht die 100% van de aandelen houdt in de werkmaatschappij. Vanuit juridisch en fiscaal oogpunt ben je verplicht om zowel je arbeids- als vennootschapsrechtelijke relatie met je holding en werkmaatschappij schriftelijk vast te leggen. Als directeur-grootaandeelhouder dien je een DGA-arbeidsovereenkomst af te sluiten met je holding. Hierin regel je zaken als salaris, arbeidsuren, arbeidsongeschiktheid, verzekeringen, etc. zodat de Belastingdienst kan zien dat je als werknemer ‘in loondienst’ bent bij je holding. Uiteraard geldt daarvoor een speciale DGA regeling (Staatscourant 2015, 19073 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl) zodat je geen werknemerspremies voor de WW, ZW, WAO en WIA etc. hoeft af te dragen. Een dergelijk arbeidsovereenkomst is ook van belang om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen.
Ten tweede is het zaak om een managementovereenkomst te sluiten tussen je holding en de werkmaatschappij. Hierin staat dat jouw holding als statutair directeur van de werkmaatschappij is benoemd en de managementwerkzaamheden in de werkmaatschappij zal uitvoeren. Die werkmaatschappij betaalt daar een managementvergoeding voor aan de holding. De holding factureert maandelijks die management-fee voor een x bedrag ex b.t.w. uit aan de werkmaatschappij. Zo ontstaat een juridische correcte titel om de nodige inkomsten vanuit de werkmaatschappij naar de holding te halen. Uit deze managementvergoeding betaalt jouw holding weer het salaris uit de DGA arbeidsovereenkomst aan jezelf in privé en betaalt de holding ook de loonbelasting maandelijks aan de fiscus.
Leg je dit niet vast dan kunnen deze betaalde bedragen gezien worden al rekening courant onttrekkingen, een soort van geleende gelden die de werkmaatschappij uitleent aan de holding. Gaat de werkmaatschappij failliet dan heeft deze ondertussen een grote vordering opgebouwd op de holding. De curator van de werkmaatschappij zal die rekening courant schuld van de holding dan direct gaan opeisen. Immers ook die rekening courant schuld is schriftelijk niet vastgelegd. Het is vaak alleen boekhoudkundig vastgelegd in de administratie. Dat betekent dat die schuld direct opeisbaar is en er ook zakelijke rente gerekend wordt. Het kan ook zijn dat de fiscus die uitkeringen ziet als verkapt dividend of schenking en vervolgens naheffingsaanslagen gaat opleggen aan de holding of aan jou in privé.
3. Rekening-courantovereenkomst
Nou komt het best regelmatig voor dat er bedragen heen en weer worden overgeboekt tussen jou als DGA en de holding of tussen de holding en de werkmaatschappij. Om het probleem met een curator zoals onder 2 te voorkomen, doe je er als ondernemer altijd verstandig aan om één of twee rekening-courantovereenkomsten op te stellen. Met deze overeenkomst wordt schriftelijk vastgelegd dat alle geldvorderingen en geldschulden die de holding en de werkmaatschappij of de DGA op elkaar hebben automatisch worden verrekend met elkaar. Ook wordt daarin een zakelijke rente afgesproken en betaald. En voor zover er schulden resteren wordt afgesproken, dat deze niet in een keer kunnen worden opgeëist.
Naast een zakelijk rentepercentage leg je in de rekening-courantovereenkomst tevens de duur, de aflossing, opeisbaarheid van vorderingen en schulden en het maximum toegestane bedrag aan rekening-courant vast.
4. Aandeelhoudersovereenkomst
Als je samen met een of meer compagnons (aandeelhouders) in een B.V. zit, is het cruciaal om een aandeelhoudersovereenkomst op te stellen. Voor een succesvolle samenwerking binnen een onderneming dien je namelijk onderlinge afspraken, verwachtingen en verantwoordelijkheden vast te leggen omdat deze niet in de statuten zijn vastgelegd. Deze overeenkomst geldt dan als aanvulling op de statuten.
Onderwerpen die in een aandeelhoudersovereenkomsten veelvuldig aan bod komen zijn onder meer het uitsluiten van de overdraagbaarheid van aandelen gedurende een aantal jaar (lock-up), uitgebreidere aanbiedingsverplichtingen van de aandelen, het recht om aandelen mee te verkopen wanneer een andere aandeelhouder zijn aandelen verkoopt (drag along tag along), dat een bestuurder bijzondere bestuursbesluiten eerst ter goedkeuring moet voorleggen aan alle aandeelhouders, dat bijzondere aandeelhoudersbesluiten alleen met unanimiteit of een bijzondere meerderheid van de stemmen kunnen worden genomen, concurrentie- of relatiebedingen na verkoop van aandelen, dividendbeleid, investeringsbeleid etc.
5. Andere must do’s om risico’s te beperken
Naast de voornoemde solide juridische basis voor de bescherming binnen de holdingstructuur, is het van belang om de externe risico’s die jouw onderneming loopt ook te beperken. Daarvoor zijn de volgende op maat gemaakte juridische documenten met externe werking het absolute minimum:
- Diensten of verkoopovereenkomsten met jouw klanten
- Algemene levering of inkoopvoorwaarden,
- Overeenkomsten met de belangrijkste partners/leveranciers
- Arbeidscontracten die wet en toepasselijke CAO naleven
- Opdrachtovereenkomsten met ZZP-ers, freelancers
- AVG documentatie zoals verwerkersovereenkomsten, privacy- en cookieverklaring (op website), intern privacy- en security beleid.
De juristen van The Legal Company zijn experts op het gebied van alle voornoemde contracten en in bredere zin zijn we specialist in het ondernemingsrecht, contractenrecht, arbeidsrecht, en privacy recht. We ondersteunen u graag om uw onderneming optimaal te beschermen. Neem gerust contact op via info@thelegalcompany.nl of bel via 020-345 0152 om een afspraak in te plannen.
