Wat is de rol van HR en directie als ongewenst gedrag of een integriteitsschending plaatsvindt?

Elk bedrijf krijgt vroeg of laat te maken met integriteitskwesties en ongewenst gedrag op de werkvloer dat gemeld wordt. Dan kan worden gedacht aan (systematisch) pestgedrag, (seksuele) intimidatie en agressie, fraude, omkoping, diefstal en nog veel meer. Dit soort situaties worden tegenwoordig steeds zichtbaarder. Er bestaan veel misvattingen over de afhandeling van dit soort gedrag en klachten daarover. Dat levert niet zelden een hoop schade op, niet alleen voor het slachtoffer maar óók voor het bedrijf. Om die reden bespreken wij een aantal praktijkvoorbeelden. Na het behandelen daarvan wordt de rol van HR en directie uiteengezet.

Casus 1. “Mijn dochter Lisa is hier op de werkvloer aangerand. Waarom ontslaan jullie die idioot niet?”

Dit is een vraag die de directeur van een schoonmaakbedrijf plotseling voorgeschoteld krijgt van de vader van een vermeend slachtoffer. Na deze vraag belooft de directeur dat hij onderzoek zal doen naar de melding van Lisa. Een aantal collega’s worden daarom op verzoek van de directeur gehoord door HR. Vervolgens wordt vermeende dader Tim ontslagen. De directeur is echter té voortvarend te werk gegaan. Hij heeft namelijk geen veilige werkomgeving voor Tim gecreëerd door hem niet in de gelegenheid te stellen om zijn kant van het verhaal te doen. Cruciaal is daarin dat de inhoud van de melding van Lisa pas aan Tim wordt medegedeeld op het moment dat het ontslagbesluit al was genomen. Het gevolg hiervan is dat de intentie van de directeur om een veilige werkplek te faciliteren niet is waargemaakt. Dit kan voor werkgevers zelfs leiden tot een aansprakelijkheidsclaim van werknemers op grond van artikel 7:658 BW. In deze casus was daar geen sprake van. Wel heeft Tim uiteindelijk een billijke vergoeding ontvangen van €4.500,- aangezien de werkgever volgens de rechter ernstig verwijtbaar heeft gehandeld door het onzorgvuldig uitgevoerde onderzoek.

Dit voorbeeld waarin de organisatie doorschiet en té voortvarend wil zijn in het belang van het slachtoffer, komt tegenwoordig vaker voor. Ook kiest de werkgever er tegenwoordig sneller voor om een extern onderzoek in te stellen, de beklaagde te schorsen, of de werknemer meteen op staande voet te ontslaan. Voortvarend handelen is niet altijd zorgvuldig en verstandig handelen bij een melding van ongewenste omgangsvormen. Ondanks de goede intenties, is ook een bepaalde mate van hoor en wederhoor én deskundig handelen nodig. Zowel de directie, de leidinggevenden, HR en de vertrouwenspersoon binnen de organisatie zullen een bepaalde mate van deskundigheid moeten hebben. Het is een samenspel zodra de melder heeft besloten dat er iets gedaan moet worden met de melding. Iedereen moet zijn rol en taak begrijpen.

Casus 2. “Één van de twee leidinggevenden gaat veel te ver! Zijn gedrag intimideert iedereen hier.”

Dit is een door de vertrouwenspersoon ontvangen klacht – afkomstig van een glazenwasser. Deze stelt dat deze leidinggevende een angstcultuur veroorzaakt waardoor niemand meer met een prettig gevoel naar het werk gaat.

Casus 3. “Het is jammer dat het zo moet ophouden, maar je hebt nu al zoveel waarschuwingen gehad..”

– aldus de directeur van een schoonmaakbedrijf die mondeling mededeelt aan zijn werknemer dat hij ontslagen is. De reden hiervoor is dat de schoonmaker steeds de duurste schoonmaakproducten mee naar huis neemt. Dit is diefstal en kan zelfs leiden tot het zwaarste middel dat de werkgever kan inzetten: het ontslag op staande voet.

Vervolgstappen, interne regels, samenwerking.
Belangrijk is dat de directeur, leidinggevenden, HR-personeel en de vertrouwenspersoon bij dit soort situaties kennis hebben van de noodzakelijke vervolgstappen om het gedrag en de integriteitsschendig te stoppen en schade voor het slachtoffer c.q. het bedrijf te beperken. Bestaan hier überhaupt interne regels voor binnen jouw bedrijf?

Wat is nou precies de rol van de vertrouwenspersoon, die in de loop der jaren steeds zichtbaarder en belangrijker is geworden? Het is daarom veel zichtbaarder geworden dat de vertrouwenspersoon vooral een goede samenwerkingsband met de directie en HR én personeel moet hebben opgebouwd. Om dit te realiseren zijn er vier bouwstenen van belang:

  1. Beleid maken en levend houden;
  2. Belang;
  3. Duidelijke taak- en verantwoordelijkheidsverdeling en;
  4. Effectieve samenwerking aan een veilige en integere werkplek

Met de juiste kennis, training en tools voor leidinggevenden, de directie, HR-personeel en de vertrouwenspersoon, kan een goede samenwerking op basis van deze vier bouwstenen ontstaan. Op die manier kan ieder vanuit zijn rol bekijken welke waarde kan worden toegevoegd aan deze vier bouwstenen.

Nog wat praktijkvoorbeelden over de rolverdeling!

Voorbeeld 1:
De directeur van een bedrijf roept HR bij zich wegens een vierde melding over intimiderend gedrag van een van zijn leidinggevenden. Vervolgens vraagt de directeur aan HR: “Kun jij een gesprek voeren met deze leidinggevende? Kun je hem ook duidelijk maken dat het op deze manier echt niet langer kan? Ik hoorde zelfs dat er een medewerker van zijn afdeling is weggegaan door al dat intimiderende gedrag. Jij bent beter in het voeren van dit soort gesprekken dan ik. Als dat gesprek deze week kan plaatsvinden, zou dat heel fijn zijn.”

Voordat de HR-medewerker een reactie kan geven op dit verzoek, loopt de directeur alweer weg. Uiteindelijk voert medewerker HR dit gesprek met de intimiderende leidinggevende. Dit valt eigenlijk niet binnen zijn taak, maar juist binnen die van de directeur. U ziet in deze casus dat het eigenlijk niet de bedoeling is dat HR de rol overneemt van de directeur.

Voorbeeld 2:
De melder heeft zijn vertrouwenspersoon meegevraagd ter ondersteuning in een gesprek met zijn leidinggevende door wie hij zich geïntimideerd voelt. De leidinggevende heeft juist weer de HR-medewerker gevraagd bij dit gesprek aanwezig te zijn om zijn belangen te behartigen.

In dit geval zit de HR naast de leidinggevende en ondersteunt deze de leidinggevende. Op deze manier wordt HR gezien als een belangenbehartiger van de leidinggevende en is er geen evenwicht meer in de verhouding tussen de partijen. Belangrijk is dat iedereen namelijk begrijpt dat de vertrouwenspersoon er slechts is om náást de melder te staan maar zeker niet om zijn of haar belangen te behartigen. De vertrouwenspersoon mag dus niet het woord doen, dat moet de melder doen!

Praktische tip
Op de website van de RAS kunnen werknemers door te zoeken naar ‘Meldpunt ongewenst gedrag’ terecht bij het meldpunt. Dit kan anoniem. Vervolgens kan een werknemer een melding doen bij een vertrouwenspersoon. Sommige schoonmaakbedrijven hebben de contactgegevens van de vertrouwenspersoon van hun bedrijf gedeeld op de site van de RAS. Dit wekt eventueel verwarring op bij werknemers die hun werkgever daar niet tussen zien staan. Zorg dus als bedrijf dat je de vertrouwenspersoon binnen de organisatie zichtbaar maakt! Dit kan door middel van vermelding van de gegevens van de vertrouwenspersoon op de eigen bedrijfssite. Nog beter is het opstellen van een reglement voor ongewenst gedrag en integriteitsschendingen, om daar de gegevens van de vertrouwenspersoon te vermelden en dit beleid en de vertrouwenspersoon te presenteren aan het personeel. The Legal Company maakt dit soort reglementen geregeld voor schoonmaakbedrijven en ondersteunt en adviseert daarin. Ook traint zij bedrijven en vertrouwenspersonen.

Samenvattend is het van groot belang dat de leidinggevenden, HR en de interne vertrouwenspersoon goed worden getraind en opgeleid! Ze moeten van elkaar weten waar hun rol begint en ophoudt.

Dit kunt u gemakkelijk bewerkstelligen met twee van onze Masterclasses:

  1. Word intern vertrouwenspersoon in één dag!’ op 1 juni en 9 november 2023.
  2. De rechten en plichten bij ongewenst gedrag en integriteitsschendingen‘ op 22 juni en 23 november 2023.

We kunnen deze Masterclasses ook bij u op locatie geven voor maximaal 10 personen.

Bent u geïnteresseerd in één van de masterclasses of wenst u meer informatie te ontvangen over dit onderwerp? Neem dan direct contact op via info@thelegalcompany.nl of bel naar 020 345 0152.