Bij het huren van een bedrijfsruimte focussen ondernemers meestal op de huurprijs. Daar wordt het meest over onderhandeld en ligt de focus op bij het vergelijken van panden. Maar die prijs blijkt achteraf lang niet altijd de daadwerkelijke prijs van het gehuurde te zijn. De grootste kostenverrassing, en tegelijkertijd dus vaak ook de grootste besparing, zit in de servicekosten. Veel huurders ontdekken pas bij de eerste jaarlijkse afrekening dat zij duizenden euro’s extra moeten betalen, zonder dat de huur ooit is verhoogd.
Servicekosten lijken een bijzaak in het contract, maar bepalen in de praktijk wat u werkelijk betaalt voor uw bedrijfsruimte. In deze blog leggen wij u uit waar u als huurder op moet letten.
Wat zijn servicekosten?
Servicekosten voor bedrijfsruimte zijn de maandelijkse kosten bovenop de huur, die alle gemeenschappelijke voorzieningen en diensten dekken. Deze kosten worden apart van de huur berekend omdat ze variabel zijn en afhangen van het daadwerkelijke gebruik en de marktprijzen voor diensten zoals energie en schoonmaak.
Tot de servicekosten behoren doorgaans onder meer het schoonhouden van gezamenlijke ruimten, het onderhoud van installaties, beveiliging en receptiediensten, evenals het energie- en waterverbruik van algemene voorzieningen. Ook uitgaven voor liftonderhoud, gangverlichting, verwarming van entrees en het onderhoud van gedeelde sanitaire voorzieningen worden hier meestal onder geschaard.
Hoe servicekosten worden berekend
Servicekosten betaalt u meestal maandelijks als voorschot, gebaseerd op een inschatting van de jaarlijkse kosten. Aan het einde van het jaar maakt de verhuurder een eindafrekening op basis van de werkelijke kosten. Het verschil tussen het voorschot en de werkelijke kosten wordt dan verrekend door de verhuurder.
Bij deze afrekening ontvangt u – als het goed is – een gespecificeerd kostenoverzicht. De verhuurder moet daarbij kunnen aantonen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en correct zijn verdeeld. Het is verstandig dit goed na te lopen: sluiten de posten aan bij het huurcontract, zijn de kosten eerlijk verdeeld en komen er geen dubbele of niet-toegestane bedragen in voor?
Het uitgangspunt is dat de verhuurder alleen de feitelijke kosten mag doorberekenen en hier geen winst op mag maken. In de praktijk blijkt echter regelmatig dat servicekosten hoger uitvallen dan verwacht, bijvoorbeeld doordat het voorschot te laag is ingeschat of kosten ruimer worden toegerekend dan toegestaan.
Wat gaat er vaak mis met eindafrekening servicekosten?
Veel huurders accepteren de afrekening zonder controle, terwijl de kosten onderbouwd en correct verdeeld moeten zijn. In onze dagelijkse praktijk zien wij regelmatig:
- onjuiste verdeelsleutels;
- eigenaarskosten die worden doorberekend;
- kosten voor rekening van de verhuurder worden doorbelast;
- onterechte kosten worden doorberekend;
- onvolledige of te late afrekeningen;
- onvoldoende specificatie van de afrekeningen;
- huurders betalen meer dan hun aandeel;
- onterechte kosten worden doorberekend;
- leegstand wordt (verkeerd) doorgerekend;
Het gevolg? Huurders betalen structureel te veel zonder dat zij dit merken. Controleer deze eindafrekening dus goed!
Uw rechten als huurder
Het is dus van belang om uw eindafrekening goed te controleren. Als huurder heeft u recht op inzage in de werkelijke servicekosten die zijn gemaakt. Let daarbij vooral op of de kosten overeenkomen met de diensten die u daadwerkelijk ontvangt. Vraag om kopieën van facturen bij twijfel, vergelijk de kosten met voorgaande jaren, check of de verdeelsleutel klopt met je gehuurde oppervlakte, en let op grote afwijkingen ten opzichte van het voorschot. Bij structurele overschrijdingen kunt u vragen om aanpassing van het maandelijkse voorschot om grote naheffingen te voorkomen. In de praktijk leidt controle regelmatig tot aanzienlijke correcties in het voordeel van de huurder.
Lessen voor u als ondernemer!
Veel problemen met servicekosten ontstaan al bij het tekenen van de huurovereenkomst. Regelmatig ontbreekt een onderbouwde begroting, een duidelijke verdeelsleutel en een concrete opsomming van welke kosten als servicekosten mogen worden doorbelast. Daardoor kan achteraf een groot deel van de kosten alsnog bij de huurder terechtkomen.
Leg daarom zo specifiek mogelijk vast welke kosten wél en niet mogen worden doorberekend en controleer jaarlijks de eindafrekening goed aan de hand van de onderliggende facturen. Zo voorkomt u dat u te veel betaalt.
Twijfelt u aan uw servicekostenafrekening? Of wilt u de servicekosten in een nieuwe huurovereenkomst laten beoordelen? De ondernemingsjuristen van The Legal Company kijken graag met u mee. Neem gerust contact met ons op via info@thelegalcompany.nl of bel naar 020-3450152.
