Privacy en de zieke werknemer

Arbeidsrecht, Privacyrecht

11 september 2018

Stelt u zich eens voor: u werkt al jaren met dezelfde zelfstandige. Hij stuurt facturen, factureert btw en heeft een eigen kvk-nummer. Toch krijgt u in 2026 ineens vragen van de Belastingdienst over de aard van uw samenwerking. Hoe heeft het zo ver kunnen komen?

Voor de werkgever is het van belang dat een zieke werknemer zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan gaan. Om spoedig herstel te realiseren heeft de werkgever informatie van de werknemer nodig, bijvoorbeeld om aan de re-integratieverplichting te voldoen. Aan de andere kant blijft het recht op privacy ook op de werkvloer een belangrijk grondrecht. Met de nieuwe privacywetgeving lijken werkgevers in een duel terecht te komen tussen de socialezekerheidswetgeving en de handhaving door de Autoriteit Persoonsgegevens. Wat mag u als werkgever nu wel van de zieke werknemer vastleggen, maar vooral: wat mag écht niet? Wij leggen dit kort voor u uit in deze blog.

Welke gegevens mag de werkgever vastleggen?

De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert een strikt criterium voor de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers. Deze zijn vastgelegd in de beleidsregels ‘De zieke werknemer’. De werkgever is verantwoordelijk voor de re-integratie begeleiding, en dient daarom wel in grote lijnen op de hoogte te zijn van het ziektebeeld van de werknemer. Het is dus onvermijdelijk om u als werkgever te verdiepen in de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer, om een werknemer duurzaam te laten re-integreren. Wel mag de werkgever bij ziekmelding de volgende vragen aan de werknemer stellen en registeren:

Het telefoonnummer en verpleegadres;
De verwachte duur van het verzuim;
Wat de geldende afspraken en werkzaamheden zijn;
Of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt; (let op: niet onder welke vangnetbepaling hij valt)
Of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval;
Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarbij een derde betrokken is die eventueel aansprakelijk is;
Hoe vaak de werknemer ziek is.

Wat mag de werkgever niet vastleggen?

Het is de werkgever niet toegestaan om te informeren naar de aard en de oorzaak van de ziekte. Dit zijn gegevens die enkel door de arbodienst of de bedrijfsarts mogen worden gevraagd en verwerkt. Al voor de inwerkingtreding van de AVG golden deze regels. Ook mag de werkgever niet zelf vragen naar de beperkingen en de mogelijkheden van de werknemer.

Wij maken in de praktijk toch vaak mee dat een werknemer informatie over de aard van de ziekte aan zijn werkgever verstrekt. Uit goed werkgeverschap mag daarnaar worden geluisterd, maar de details hiervan mogen niet worden geregistreerd. Op deze regel geldt slechts één enkele uitzondering. Indien een werknemer een ziekte heeft waarvan de directe omgeving op de hoogte moet zijn indien direct gehandeld moet worden in geval van nood (denk aan allergieën of epilepsie), is het toegestaan deze medische gegevens te verwerken.

Meer weten?

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert in de praktijk of organisaties zich houden aan de geldende privacywetgeving. Ons zusterorganisatie The Legal Privacy Company helpt u graag om uw organisatie AVG-proof te maken, en torenhoge boetes te voorkomen. Voor meer informatie kunt u terecht op onze website: www.thelegalprivacycompany.com. Zet ook alvast de datum 22 november in uw agenda. Op deze dag vindt onze masterclass over privacy en de werknemer plaats. Deze masterclass geven wij in samenwerking met onze zusteronderneming The Legal Privacy Company.

De afgelopen jaren stonden in het teken van de Wet VBAR, het wetsvoorstel dat een einde moest maken aan onduidelijkheid over de zzp’er. Het kabinet heeft delen van dat voorstel inmiddels geschrapt. Op het eerste gezicht is dat goed nieuws: minder regels, minder administratieve last. Maar in de praktijk blijven dezelfde toetsen overeind.

“De inhoud van de samenwerking is leidend, niet wat er op papier staat.”

De Belastingdienst handhaaft sinds 1 januari 2025 weer actief op schijnzelfstandigheid. En recente uitspraken van de Hoge Raad bevestigen dat rechters strikt toetsen of er sprake is van ondergeschiktheid en gezagsverhouding.

Voor uw praktijk betekent dit drie dingen. Een: leg de samenwerking duidelijk vast, met aandacht voor de inhoud. Twee: voorkom dat een zzp’er feitelijk werkt als werknemer. Drie: wees voorbereid op een controle, en weet hoe u de relatie kunt herzien als dat moet.

Heeft u vragen over uw concrete situatie? Wij sparren dagelijks met opdrachtgevers over hun zzp-relaties. Vraag een offerte op of bekijk onze Legal Safe abonnementen.