De implementatie van de Europese loontransparantieregels staat voor de deur. De komst van de Richtlijn (EU) 2023/970 verplicht werkgevers in alle lidstaten verplicht om hun beloningsbeleid transparanter te maken en ongerechtvaardigde beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen tegen te gaan.
Oorspronkelijk had deze richtlijn vóór 7 juni 2026 moeten zijn geïmplementeerd in meerdere nationale wetten, maar Nederland gaat dat al niet redden. De beoogde inwerkingtreding is daarom uitgesteld naar uiterlijk 1 januari 2027. Dat klinkt ver weg, maar wie pas wacht tot die datum, is te laat. Nu is hét moment om de basis al op orde te brengen.
In deze blog zetten wij uiteen wat er voor u verandert en wat u nu al kan én moet doen.
Het uitgangspunt: gelijk beloning voor gelijke of gelijkwaardige arbeid
Het principe van gelijke beloning en een verbod op onderscheid tussen mannen en vrouwen is niet nieuw. Dit principe is al verankerd in Europese wetgeving (artikel 157 VWEU) en Nederlandse wetgeving (artikel 7:646 BW + de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen). Wat verandert is dat de wetgever dit beginsel concreet afdwingbaar maakt via transparantie- en rapportageverplichtingen.
Centraal staat dat vrouwen en mannen gelijk loon moeten ontvangen voor gelijke of gelijkwaardige arbeid. Daarnaast is het van belang dat het loonbegrip erg breed wordt uitgelegd; het gaat dus niet enkel om het basisloon. Ook vindt de vergelijking tussen lonen plaats op functieniveau en niet op persoonsniveau.
Hieronder worden in vogelvlucht de belangrijkste verplichtingen voor werkgevers uiteengezet.[1]
Verplichting 1: zet een functiewaarderings- en indelingssysteem op
Iedere werkgever (ongeacht het aantal medewerkers) moet beschikken over een systeem voor functiewaardering en -indeling dat gelijk loon voor gelijke of gelijkwaardige arbeid waarborgt. Dit systeem moet gebaseerd zijn op objectieve en genderneutrale criteria, waarbij verschillende factoren moeten worden meegenomen zoals vaardigheden, inspanningen (mentaal, psychosociaal, fysiek), verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden. Daarbij worden alle factoren gewogen, en is het ook mogelijk aanvullende criteria te gebruiken zoals opleidingseisen of soft skills, mits deze objectief en genderneutraal worden toegepast.
In de praktijk werken veel (kleine) werkgevers met historisch gegroeide salarissen, onderhandelde instroombedragen, geen vastgelegd formeel functiehuis en de welbekende uitspraak: “We weten wel ongeveer wat iemand waard is”. Dit is straks onvoldoende om te voldoen aan de wetgeving.
Het is dan ook zaak dat werkgevers gaan werken met consistente criteria, vastgelegde functiebeschrijvingen en onderbouwde looninschakelingen. Uiteraard moet het papier overeen komen met de werkelijkheid.
Verplichting 2: deel werknemers in categorieën
Werkgevers moeten werknemers indelen in categorieën van gelijke of gelijkwaardige arbeid. Maar wat wordt daaronder verstaan? Te brede categorieën vergroten de kans op zichtbare loonkloven, terwijl te smalle categorieën het systeem weer onwerkbaar maken. Om die reden is het essentieel om een zorgvuldig functiewaarderingssysteem op te zetten.
Verplichting 3: wees transparant tegen sollicitanten
Werkgevers of intermediairs moeten sollicitanten zelf vooraf informeren over het loon of de loonbandbreedte van de functie en de objectieve en genderneutrale criteria waarop dit is gebaseerd. Dit moet gebeuren vóór het arbeidsvoorwaardengesprek, maar hoeft niet te worden opgenomen in vacatureteksten o.i.d.
*Let op: er geldt een verbod om te vragen naar de loongeschiedenis van de kandidaat.
Voor veel MKB-werkgevers die leunen op individuele onderhandeling zal dit een grote verandering met zich meebrengen.
Verplichting 4: wees transparant tegen werknemers
Met de nieuwe transparantiewetgeving krijgen werknemers het recht om schriftelijk informatie te vragen over hun individuele loonniveau en de naar geslacht uitgesplitste gemiddelde loonniveaus binnen hun categorie. Indien een werknemer een dergelijk verzoek indient, dient werkgever hier binnen twee maanden op te reageren. Ook moeten werkgevers hun werknemers jaarlijks attenderen en informeren over dit recht.
Wees u er dus van bewust dat de data binnen uw organisatie op orde moet zijn, de categorieën van werknemers helder gedefinieerd zijn en dat u een snelle analyse kunt maken (met hulp van een juridisch adviseur).
Verplichting 5: de bescherming van persoonsgegevens
De nieuwe wetgeving legt expliciet vast dat persoonsgegevens enkel mogen worden gebruikt voor de toepassing van het beginsel van gelijke beloning. In essentie gaat dat om de persoonsgegevens van werknemers die worden vastgelegd in het kader van het informatierecht (lees verplichting 4) omtrent het gemiddelde beloningsniveau, de rapportageverplichting en de loonevaluatie. Deze privacy verplichting geldt voor eenieder die kennis neemt van de persoonsgegevens.
Verplichting 6: de rapportageplicht = alleen voor 100+ werknemers
Voor bedrijven met minder dan 100 werknemers geldt géén rapportageplicht, maar wel de verplichting tot een deugdelijk systeem en transparantie.
De zware rapportageverplichting geldt voor:
- 100 – 149 werknemers: om de 3 jaar én uiterlijk op 7 juni 2031 (over 2030)
- 150-249 werknemers: om de 3 jaar én uiterlijk op 7 juni 2028 (over 2027)
- > 250 werknemers: ieder jaar én uiterlijk op 7 juni 2028 (over 2027)
Die rapportage bevat onder meer: gemiddelde en mediane loonkloof, de loonkloof in variabele beloning en de loonkloof van vrouwen ten opzichte van mannen. Let op: een groot deel van deze gegevens wordt publiek toegankelijk.
NB: voor de telling van het aantal werknemers worden bijvoorbeeld ook ingeleende arbeidskrachten bij de inlener meegeteld.
Verplichting 7: De loonevaluatie = alleen voor 100+ werknemers
Bij werkgevers met 100 of meer werknemers geldt een (loon) evaluatieplicht indien:
- De loonkloof binnen een categorie 5 of meer % is;
- Dit verschil niet objectief te rechtvaardigen is;
- Het verschil niet binnen 6 maanden wordt hersteld.
Dan moet een formele loonevaluatie worden uitgevoerd, inclusief plan van aanpak, in nauwe samenwerking met de ondernemingsraad.
Verplichting 8: verplichtingen bij een aanwezige ondernemingsraad
Met de implementatie van Richtlijn (EU) 2023/970 wordt ook de Wet op de ondernemingsraden aangepast. De ondernemingsraad (OR) krijgt namelijk een instemmingsrecht (art. 27 Wet op de Ondernemingsraden) ten aanzien van onder meer:
- Het functiewaarderings- en indelingssysteem;
- De objectieve criteria;
- De categorie-indeling;
- De aanpak van ongerechtvaardigde verschillen;
- De loonevaluatie
Ook moet de OR de juistheid van rapportage informatie kunnen beoordelen. Voor werkgevers betekent dit meer overleg, meer documentatie en meer voorbereiding voor het opzetten van alle verplichte onderdelen, zoals de objectieve en genderneutrale criteria.
Let op: Heeft u geen OR terwijl dat wel moet, omdat u 50 of meer werknemers in dienst heeft? Dan geldt een verzwaarde omkering van de bewijslast bij loonvorderingen.
Conclusie: wacht niet tot 2027!
Als loontransparantieverplichtingen niet worden nageleefd, geldt dat de werkgever moet aantonen dat géén verboden onderscheid heeft plaatsgevonden. Het procesrisico neemt aanzienlijk toe door interne informatieverzoeken, mogelijk publiekelijke rapportages en procedures.
Kortgezegd wordt loontransparantie een structureel compliance vraagstuk. Wie nu investeert in een helder, uitlegbaar beloningssysteem, voorkomt dure discussies, procedures en niet te vergeten: reputatieschade.
Hulp nodig bij de implementatie van deze nieuwe wetgeving?
Loontransparantie is zelden puur administratief. Zo raakt het aan arbeidsrecht, medezeggenschapsrecht, privacyrecht, compliance en juridisch strategische beslissingen rondom het beloningsbeleid. De ondernemingsjuristen van The Legal begeleidt werkgevers – van MKB tot grotere organisaties bij:
- het juridisch toetsen en inrichten van functiewaarderingssystemen;
- ondersteuning bij het bepalen van categorieën van gelijke of gelijkwaardige arbeid;
- het voorbereiden op informatieverzoeken;
- het uitvoeren van loonanalyses en risicoscans;
- het begeleiden van OR-trajecten.
Wilt u weten waar uw organisatie staat en welke risico’s u loopt? Neem gerust contact met ons op via info@thelegalcompany.nl of bel naar 020-3450152.
[1] Met werkgever wordt bedoeld: de contractuele werkgever die een arbeidsovereenkomst met de medewerker sluit. Ook uitleners zullen verantwoordelijk zijn voor uitzendkrachten, waarbij de uitleners (bij een rapportageverplichting) de rapportage moeten splitsen ten aanzien van eigen en uitgeleende werknemers.
