Algemene voorwaarden zijn geen formaliteit en ook geen standaard documentje dat geplakt en geknipt kan worden. Deze voorwaarden bepalen namelijk uw gehele juridische positie zodra het misgaat en juist dáár gaat het in de praktijk vaak fout.
Wij zien regelmatig dat veel ondernemers nog werken zonder algemene voorwaarden of met een set algemene voorwaarden die inmiddels verouderd is. Intussen is de wetgeving veranderd, toetst de rechtspraak strenger en is de onderneming zelf vaak aanzienlijk doorontwikkeld en heeft zij haar werkwijze, haar diensten of producten uitgebreid of is ermee gestopt. Het gevolg: algemene voorwaarden die een papieren tijger zijn geworden en waar u in de praktijk niets meer aan heeft of erger nog u in de problemen brengen.
Waarom zijn uw algemene voorwaarden zo belangrijk?
Ze bepalen hoe u omgaat met klachten en problemen met klanten, hoe uw aansprakelijkheid is geregeld, wanneer betaling verschuldigd is, of en hoe u of uw klant kunnen opzeggen en hoe en waar een geschil moet worden uitgevochten. Sluiten die bepalingen niet (meer) aan bij de wet of bij hoe u daadwerkelijk werkt, dan ontstaat schijnzekerheid. Vaak zien we ook een gebrek aan strenge algemene voorwaarden. Dat is geen verstandige keuze omdat u beter strenge voorwaarden kunt hebben zodat u in de onderhandelingen coulance kunt geven daarop. Dat maakt u onderhandelingen veel sterker, dan heeft u ook iets weg te geven, en heeft u wisselgeld.
Pas bij een conflict ontdekt u dan dat cruciale clausules niet afdwingbaar zijn of zelfs worden vernietigd als ze onredelijk zijn. Op dat moment bent u te laat.
Wanneer moet u uw algemene voorwaarden actualiseren?
Het actualiseren van algemene voorwaarden is in ieder geval verstandig wanneer:
- uw voorwaarden verouderd zijn en niet meer aansluiten bij actuele wet- en regelgeving;
- uw bedrijfsactiviteiten zijn gewijzigd of uitgebreid;
- uw werkwijze is veranderd, bijvoorbeeld door digitalisering of nieuwe contractvormen;
- uw afspraken met afnemers inhoudelijk zijn aangepast;
- uw verzekeraar (nieuwe) eisen stelt aan aansprakelijkheid of dekking;
- uw voorwaarden niet meer overeenkomen met uw dagelijkse praktijk.
Wie hier niet tijdig op anticipeert, loopt het risico dat (delen van) de algemene voorwaarden geen werking hebben op het moment dat daarop een beroep wordt gedaan door u.
Welke risico’s loopt u met verouderde algemene voorwaarden?
Werkt u met verouderde algemene voorwaarden, dan loopt u structurele juridische risico’s die zich vaak pas openbaren zodra het misgaat. Denk aan:
- aansprakelijkheidsbeperkingen die (deels) worden vernietigd;
- discussies bij geschillen over rente, incassokosten of opzegging;
- procedures bij een voor u ongunstige rechtbank;
- onvoldoende bescherming van uw intellectuele eigendom;
- verlies van onderhandelingspositie en oplopende juridische kosten.
Kort gezegd: uw voorwaarden bieden u geen effectieve bescherming meer op de momenten waarop u ze het hardst nodig heeft.
Waarom wachten geen optie is
Per 1 januari worden vaak nieuwe contracten gesloten, afspraken verlengd en tarieven aangepast. Werkt u in 2026 met verouderde voorwaarden, dan zet u uw onderneming voor een volledig boekjaar juridisch op achterstand. Preventief actualiseren is vrijwel altijd effectiever en goedkoper dan repareren zodra het misgaat. De vraag is dus niet of u dit moet doen, maar of u het risico accepteert om het niet te doen.
Hulp nodig?
Wilt u voorkomen dat verouderde algemene voorwaarden in 2026 tegen u werken? De ondernemingsjuristen van The Legal Company helpen u graag bij het opstellen of actualiseren van uw B2B- en B2C-voorwaarden. Neem gerust contact op via info@thelegalcompany.nl of bel 020-3450152.
