Algemene voorwaarden zijn voor bedrijven de beste manier om gemakkelijk hun eigen rechtspositie veilig te stellen. Echter er zijn een aantal valkuilen die ervoor zorgen dat u géén beroep kunt doen op uw algemene voorwaarden;
1. Niet van toepassing verklaren.
Stap 1 is dat u niet moet vergeten om uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren in de specifieke overeenkomst met een wederpartij. U doet dat dus niet door in zijn algemeenheid te roepen op uw briefpapier of website dat u algemene voorwaarden hanteert. Algemene voorwaarden hoeven niet persé gelezen te worden om van toepassing te zijn. Maar u moet de wederpartij waarmee u zaken doet, wel informeren!
2. niet voldoen aan de informatieplicht
Als u zich wil beroepen op uw algemene voorwaarden en de juridische spelregels die daarin staan, dan moet u voldoen aan uw informatieplicht. Dat betekent dat u de wederpartij vóór of bij het sluiten van de hoofdovereenkomst de kans moet nemen om kennis te nemen van de inhoud ervan.
3. Niet ter handstellen
Hoofdregel is dat u de algemene voorwaarden ter hand stelt. Ter hand stellen betekent ten eerste fysiek overhandigen maar dat kan ook door de algemene voorwaarden als bijlage of pdf mee te sturen bij de offerte of de hoofdovereenkomst (per post of per mail). U mag ook verwijzen naar een link maar ze moeten echt “onder de knop” zitten (dus niet dat u er nog naar moet gaan zoeken op een algemene website) en ze moeten heel gemakkelijk kunnen worden gedownload en opgeslagen kunnen worden.
Ter handstellingsexceptie grote wederpartijen
Alleen hele grote wederpartijen (meer dan 50 werknemers én een gepubliceerde jaarrekening) hoeven niet steeds (opnieuw) die algemene voorwaarden ter hand te stellen omdat dit anders ondoenlijk zou worden. Neem bijv. de NS die dan steeds iedere reiziger een set algemene voorwaarden moet gaan overhandigen. Men kan dan volstaan met een verwijzing naar de algemene voorwaarden ten tijde van de eerste samenwerking of naar een link waar ze te vinden zijn. Als bij de eerste overeenkomst de voorwaarden correct ter hand gesteld zijn, is dit niet opnieuw nodig bij vervolgovereenkomsten. Let wel op als er nieuwe algemene voorwaarden zijn op gesteld of zijn gewijzigd, dan werkt dit weer niet.
Dienstverleners exceptie
Kunt uw bedrijf als dienstverlener (makelaars, ICT-dienstverleners, accountants, advocaten etc.) als bedoeld in de Dienstenrichtlijn van de EU worden aangemerkt, dan geldt een soepeler regime ten aanzien van de algemene voorwaarden. Dienstverleners kunnen namelijk volstaan met een verwijzing in de offerte of in de overeenkomst. U verwijst dan naar de vindplaats van de algemene voorwaarden op de website. Het opslag- en instemmingsvereiste is niet vereist hier.
Onze tip is om heel duidelijk een kopje algemene voorwaarden op uw website op te nemen, zodat de algemene voorwaarden, snel, makkelijk en duidelijk te vinden zijn.
Wilt u algemene voorwaarden voor uw bedrijf, wilt u laten checken of u ze op de juiste manier gebruikt en inzet en of ze inhoudelijk moeten worden vernieuwd? Neem dan contact op met de ondernemingsjuristen van The Legal Company via info@thelegalcompany.nl of druk op onderstaande button!
