Het komt bij elke accountant, administrateur of boekhouder wel eens voor: onenigheid over de factuur. Vaak gaat dat over niet nagekomen prijsafspraken, té lage indicaties, te veel nacalculatie of niet overeengekomen meerwerk. In het ergste geval besluit de klant om de factuur helemaal niet te betalen. Wij hebben daarom 10 lessen over facturen uit recente rechtspraak gefilterd, zodat ú als accountant die fouten in de toekomst kunt voorkomen.
Als accountants geen andere uitweg zien kunnen ze ervoor kiezen om hun gelijk te halen bij de rechter. Indien de rechter een positief luidend vonnis uitspreekt, kan de accountant deze executoriale titel gebruiken om beslag te leggen op de bankrekeningen van de schuldenaar om zo alsnog betaling van de factuur (en de inmiddels opgelopen overige kosten) af te dwingen. In de praktijk verslikken accountants zich echter geregeld in discussies en procedures over facturen.
1. Specificeer en onderbouw uw facturen
Casus:
De accountant had een overeenkomst gesloten met de klant, waarbij de accountant zich heeft verplicht om de afronding van de administratie van de klant over het jaar 2018 en het uitvoeren van de administratie en jaarwerkzaamheden over het jaar 2019 uit te voeren.
De afronding van de jaarrekening 2018 zou in eerste instantie kosteloos geschieden. Maar na een analyse van de administratie van de klant constateerde de accountant echter dat er veel meer tijd nodig was voor de afronding van de jaarrekening. Partijen zijn uiteindelijk overeengekomen dat het kantoor de extra werkzaamheden in rekening zou brengen op basis van ‘nacalculatie tegen een gematigd tarief’. De eerste factuur voor deze werkzaamheden ter hoogte van € 9.075,00 heeft de klant netjes betaald. De tweede factuur ter hoogte van € 15.124,99 is niet voldaan. Dit bleef zo, dus stapte de accountant naar de rechter.
De klant betaalde deze rekening niet omdat hij vond dat deze kosten niet in verhouding stonden met de werkzaamheden, zeker niet nu de opdracht in eerste instantie kosteloos verricht zou worden. Verder gaf de klant aan dat het kantoor nimmer haar facturen onderbouwd of inzichtelijk heeft gemaakt.
Uitspraak:
De rechter oordeelde dat “vooropgesteld moet worden dat [de accountant] voldoende onderbouwd dient te stellen dat zij een vordering op [de klant] heeft.” Daar hoort ook bij dat inzichtelijk gemaakt moet worden dát en welke werkzaamheden exact zijn verricht. Zeker als de klant de factuur betwist. Dit heeft de accountant niet gedaan, ook niet voor de rechter. De accountant heeft derhalve niet aan de op haar rustende stelplicht voldaan, zodat dit gedeelte van de vordering niet toewijsbaar is.
Ook merkte de rechtbank op dat indien de extra werkzaamheden beduidend meer zouden kosten dan vooraf voorzien en berekend (wat uiteraard zou kunnen gebeuren), dan had het kantoor niet kunnen volstaan met de enkele opmerking dat nacalculatie tegen een gereduceerd tarief zal plaatsvinden. Het had de accountant gesierd een globale kosteninschatting te geven aan de klant.
Van de vordering van € 26.961,14 aan openstaande facturen wijst de rechtbank slechts € 11.836,15 toe.
Les 1: Maak bij de offerte/opdrachtbevestiging/overeenkomst van de opdracht gebruik van een kostenindicatie, zoals de rechter in deze zaak ook opmerkt. Dreigt u hier overheen te gaan? Informeer de klant op tijd, dus vóórdat u het budget overschrijdt! De klant heeft dan zelf nog een vinger in de pap. In de praktijk stopt de klant de opdracht niet als deze bijna af is, maar dan staat hij niet voor een verrassing wanneer de factuur binnen komt.
Les 2: Wij adviseren om de werkzaamheden gespecificeerd uit te factureren door middel van project, tijdsregistratie- en facturatie software (wij gebruiken naar tevredenheid Teamleader). Vraagt de klant na facturering om een meer gespecificeerde omschrijving van de bestede tijd? Neem dit dan serieus en geef de klant een toelichting. Goede software geeft een samenvatting van de gespendeerde tijd weer op de factuur, maar kan ook een nadere specificatie daarvan met één druk op de knop produceren.
Voor meer informatie: zie ook de rechtstreekse link naar de uitspraak op rechtspraak.nl
2. Vaste prijsafspraken zijn vaste prijsafspraken
Casus:
Ook hier ging het om een accountant (deze keer van EY) die een deel van zijn facturen niet betaald kreeg. Accountant en klant sloten in 2017 een engagement agreement voor het verrichten van verschillende fiscale diensten. De klant wilde vaste prijzen, zodat hij niet voor onverwachte kosten zou komen te staan. Deze wens van de klant was bij EY blijkbaar niet blijven hangen. EY deed bovenop de afgesproken werkzaamheden en buiten de prijsafspraken nog meer werkzaamheden. In totaal stuurde EY vier facturen aan de klant: 1: op 24 mei 2017 ter hoogte van € 1.210,00, 2: op 13 juni 2017 ter hoogte van € 12.342,00, 3 en 4: op 2 maart 2018 ter hoogte van € 4.319,70 en € 133.953,05. De klant voldeed de facturen uit 2017 en de eerste factuur van 2 maart 2018. Van de factuur van meer dan een ton werd een bedrag van € 56.354,57 aan EY voldaan, de rest bleef onbetaald. De klant besloot dit bedrag niet te betalen, omdat de werkzaamheden volgens hen viel onder de gemaakte prijsafspraken (in de engagement agreement), althans dat vooraf overlegd had moeten worden voor deze werkzaamheden met extra kosten. EY had, voordat het begon met de extra herstelwerkzaamheden, ook geen ‘statement of work’ toegestuurd, wat het normaal wel deed.
Volgens EY vielen de werkzaamheden niet onder de prijsafspraak, waardoor zij de werkzaamheden wél afzonderlijk mocht factureren. EY bleef daarom aandringen op betaling van het restant, terwijl de klant verzocht tot (terug)betaling van een bedrag van € 42.754,17 in verband met onverschuldigde betaling.
EY zegt dat de werkzaamheden niet konden vallen onder de prijsafspraken. omdat vooraf niet kon worden voorspeld of deze werkzaamheden nodig zouden zijn en zo ja, wat de omvang daarvan zou zijn.
Uitspraak:
Dat de werkzaamheden onvoorzien waren brengt volgens de rechter niet mee dat ze afzonderlijk in rekening gebracht moesten worden. De engagement letter liet wel ruimte voor extra werkzaamheden bij calamiteiten, maar in dat geval moest wel overleg plaats vinden met de klant. Gesteld noch gebleken was dat EY, voordat zij aan de herstelwerkzaamheden begon, overleg heeft gezocht met de klant. De omstandigheden van het geval leiden er in ieder geval toe dat de rechter het grotendeels met de klant eens is. Het gevolg is dat EY €34.040,23 moet terugbetalen aan zijn cliënten. Bovendien draait EY op voor de kosten van het proces en van de advocaat van de tegenpartij, samen een slordige € 6000,-.
Les 3: Wellicht een inkopper. Maakt u vaste prijsafspraken? Zorg dan dat dit bedrag niet wordt overschreden en beperk uw werkzaamheden of zoek contact met de klant. Uiteraard komt het vaak voor dat naast die werkzaamheden ook andere werkzaamheden benodigd zijn. Stuur hiervoor dan vooraf een (schriftelijke) kostenindicatie en vraag om akkoord. Dit valt ook aan te raden bij substantieel meerwerk.
Les 4: Worden de facturen niet betaald? Wij adviseren altijd om er eerst minnelijk uit te komen door middel van het overeenkomen van een betalingsregelening. Bijvoorbeeld gespreide betalingen (bij betalingsonmacht) of creditering (bij betalingsonwil). Zodra een betalingsregeling is afgesproken, gelden de facturen als onbetwist. Als er dan nog niet betaald wordt, dan heeft u een hele goede zaak en is het de moeite waard om te procederen.
Les 5: Ook als u een rechtszaak wint kost procederen u altijd méér geld dan u terug krijgt aan proceskosten veroordeling. Nog even los van de tijd en energie. Reken daar ook mee als u een kosten baten analyse maakt bij het bepalen of u schikt of doorgaat.
Voor meer informatie: zie ook de rechtstreekse link naar de uitspraak op rechtspraak.nl
3. Stellen en toelichten extra belangrijk bij ‘vergeten’ werkzaamheden
Casus:
De accountant en de klant hadden in deze casus een jarenlange samenwerking, waarvan de inhoud werd beheerst door de -in het begin van de samenwerking- afgesproken opdrachtvoorwaarden. In het kort was tussen partijen afgesproken dat de ‘terugkerende werkzaamheden’, zoals o.a. het verzorgen van de winstaangifte en de aangifte inkomstenbelasting, gedaan zou worden tegen een vast bedrag. De werkzaamheden die hier niet onder vielen zouden op basis van nacalculatie worden doorberekend.
De samenwerking ging lang goed, totdat een werknemer van de accountant in augustus 2019 tot de conclusie kwam dat de afgesproken vaste prijs voor de terugkerende werkzaamheden en datgene wat daar buitenom is gedaan de afgelopen jaren nogal uit de pas liepen. Voor afwikkeling van het openstaande bedrag zou een afrekening gemaakt worden door de accountant. De accountant heeft na dit bericht hier echter niks meer mee gedaan, totdat de klant de opdracht opzegde. Als reactie op het opzeggen stuurt de accountant alsnog een factuur naar de klant van bijna 4.000 euro met als beschrijving: “voor werkzaamheden over de jaren 2016, 2017 en 2018”. Op dezelfde dag stuurt de accountant nóg een declaratie naar de klant van ongeveer 250 euro, voor “behandeling belastingzaken over 2017 en overige advieswerkzaamheden”. De klant weigert deze ‘extra’ facturen te betalen. Als uitleg stuurt de accountant daarop een brief. “In die brief schrijft de accountant dat de gemaakte kosten behoorlijk uit de pas waren gelopen ten opzichte van wat er binnen de prijsafspraak paste, dat er voor 2016 in totaal € 5.051,80 is gedeclareerd, dat in de calculatie rekening is gehouden met een tijdbesteding van 8 uur over het hele jaar en 6 uur voor implementatie en die 14 uur er uiteindelijk 33 zijn geworden. In de brief staat ook dat de accountant het niet meer voor elkaar krijgt ‘dat heel nauwkeurig te reproduceren en heel precies aan te geven waar het aan heeft gelegen en/of waar het mis is gegaan’. De klant begreep niet waar deze kosten vandaan kwamen, beroept zich op de vaste prijsafspraak en maakte bezwaar tegen deze ‘extra’ facturen.
Hierop schortte de accountant per direct zijn lopende werkzaamheden op, die wel al betaald waren. De accountant stapt naar de rechter om zijn facturen alsnog betaald te krijgen.
Uitspraak:
Allereerst merkt de kantonrechter op dat de verklaring voor de extra kosten die de accountant geeft in zijn dagvaarding afwijkt van de verklaring die in eerste instantie aan de klant is gegeven in de brief. De kantonrechter is het dan ook met de klant eens dat de vage redenering van de accountant rondom de factuur niet kan worden gevolgd. De accountant is niet geslaagd in het geven van een deugdelijke uitleg over de ‘extra’ facturen met een toelichting waaraan de extra uren zijn besteed. Hierdoor heeft hij niet aan zijn stelplicht voldaan.
Omdat er dus geen sprake was van een tekortkoming aan de kant, mocht de accountant dus ook zijn werkzaamheden niet opschorten. Door het opschorten van de accountant was er volgens de rechter nu sprake van een toerekenbare tekortkoming aan de kant van de accountant, waardoor de klant gerechtigd was de overeenkomst te ontbinden. Door het ontbinden kon de accountant fluiten naar de opdrachtsom voor het opgeschorte werk. Bovendien oordeelt de kantonrecht dat de accountant de buitengerechtelijke kosten en de proceskosten van de klant dient te betalen.
Les 6: Om tijdig in te zien dat werkzaamheden buiten het afgesproken budget zullen lopen is het belangrijk om een goed digitale project- en time tracking management systeem te hebben. Als juristen gebruiken wij dergelijke systemen ook. U kunt dan de klant heel gemakkelijk op de hoogte stellen vóórdat de tijd gespendeerd wordt. U heeft zelf dan ook nog een keuze om uw declarabele tijd te beperken of aan een andere klant te besteden.
Les 7: Is het kwaad al geschied en komt u er, zoals in deze casus, pas laat achter dat u werkzaamheden heeft uitgevoerd die nooit zijn uit gefactureerd, dan zult u in elk geval een hele goede verklaring moeten hebben waar deze meerwerk kosten op gebaseerd zijn. Uiteraard is weerstand te verwachten als de klant geconfronteerd wordt met een hogere factuur voor boekjaren die allang gepasseerd zijn en waarvan de jaarrekening door u zelf zijn voorbereid. Maar als u een goede verklaring heeft dient u als accountant toch betaald te worden, want uiteindelijk is afspraak wel een afspraak, dus ook bij een meerwerktarief.
Les 8: Zorg dat u bij langdurige klantrelaties waarbij de oorspronkelijke opdrachtvoorwaarden niet meer helemaal de lading dekken of zijn terug te vinden, een nieuwe opdrachtbevestiging stuurt. Het is verstandig om 2/3-jaarlijks de opdrachtbrief te controleren met uw klant en opnieuw afspraken te maken en ook de nieuwe algemene voorwaarden van toepassing te verklaren en mee te sturen. Deponeren bij de Kamer van Koophandel ontheft u overigens niet van de plicht deze mee te sturen.
Les 9: Gebruik eventuele rechten van retentie, opschorting en staking niet lukraak maar check even of het dossier daar al aan toe is of raadpleeg dan een jurist. Anders wordt u achteraf verweten paardenmiddelen te hebben ingezet en dat straft een rechter af.
Voor meer informatie: zie ook de rechtstreekse link naar de uitspraak op rechtspraak.nl
4. Tuchtrechters bestraffen ook fouten rondom facturen
In veel gevallen zal een kwestie over facturen bij de civiele rechter terecht komen. De factuur blijft onbetaald waardoor de accountant zich genoodzaakt ziet om zijn recht te halen bij de rechter (zoals in de zaken hierboven). Wat ook veel voorkomt is dat klanten niet tevreden zijn over de accountant en naar de tuchtrechter (de Accountantskamer) stappen.
Casus:
Zo ook in dit geval. De accountant werkte al sinds 2015 voor de ondernemer in kwestie. Op 23 januari 2019 bespraken de klant en de accountant de concept-jaarstukken 2017 en de aangiften inkomstenbelasting 2017. Tijdens dat overleg is ook afgesproken dat de accountant het financieel verslag 2018 en de aangiften inkomstenbelasting 2018 voor de ondernemer zal opstellen. In het kader van die werkzaamheden heeft de accountant de klant om stukken verzocht. Op 17 mei 2019 heeft de klant de accountant gevraagd om de concept-stukken 2018. De accountant heeft vervolgens om aanvullende stukken verzocht, waarop de klant heeft gereageerd dat hij die al heeft opgestuurd. Op 3 juni 2019 heeft de klant de accountant nogmaals dringend om de concept-stukken 2018 verzocht. Hij ontvangt daarop het automatische antwoord dat de accountant van 21 mei tot 11 juni 2019 afwezig is.
Op 18 juli 2019 stuurt de klant de accountant een rappel en op 2 augustus 2019 nogmaals. Er wordt een bespreking gepland. Op 5 augustus 2019 laat de accountant weten dat hij door omstandigheden pas later die week verder kan werken aan de aangifte inkomstenbelasting 2018.
De klant vindt dat een bespreking zonder concept geen zin heeft en zegt vervolgens de afspraak af en de overeenkomst op. De accountant zou zich niet hebben gehouden aan de afspraak om de stukken 2018 voor de vakantie af te ronden. Ook is hij niet tevreden met de wijze waarop de accountant de achterstanden met betrekking tot de btw heeft aangepakt. Hij vraagt al zijn stukken te retourneren en gaat ervan uit dat hij geen nota ontvangt voor de werkzaamheden die de accountant aangaande 2018 heeft verricht.
Op 8 augustus 2019 reageert de accountant hierop. Hij biedt aan de werkzaamheden over 2018 alsnog af te ronden, en verzoekt de klant de bijgevoegde factuur, die ziet op de werkzaamheden voor boekjaar 2017, te voldoen. De klant verzoekt de accountant om een gespecificeerde nota over 2017, omdat de factuur zijns inziens niet klopt. De accountant stuurt hierop in eerste instantie slechts een betalingsherinnering en een maand later ook een toelichting. Omdat hij de kwestie wil afronden stelt hij de klant voor die nota te voldoen, in ruil waarvoor hij afziet van het factureren van de werkzaamheden voor boekjaar 2018. De klant heeft het voorstel niet geaccepteerd.
De klant stapt naar de tuchtrechter en klaagt over het feit dat de accountant zich niet heeft gehouden aan de afspraak om het werk voor 1 april (voor de vakantie) in te dienen, dat de accountant een specifieke onduidelijkheid niet heeft opgelost, dat de accountant ondermaats communiceert en dat de account weigert facturen te specificeren.
Uitspraak:
De tuchtrechter wuift alle klachten weg behalve de laatste klacht. Het is vaste rechtspraak van de Accountantskamer en het College van Beroep voor het bedrijfsleven (ECLI:NL:CBB:2019:418) dat van een accountant mag worden verwacht dat hij zijn facturen desgevraagd specificeert en aldus naar zijn opdrachtgever inzichtelijk maakt welke werkzaamheden hij heeft verricht en in rekening brengt.
Gelet op deze rechtspraak is de door de AA gestuurde toelichting op de factuur niet toereikend, oordeelt de Accountantskamer. Hieruit volgt dat dit klachtonderdeel gegrond is; de accountant krijgt een waarschuwing.
Les 10: Niet alleen de civiele rechter, maar ook de tuchtrechter acht het specificeren van facturen bijvoorbeeld van groot belang. Besteed daarom aandacht aan het maken van uw facturen. Het is het een sluitstuk van uw dienstverlening en niet slechts een administratieve afhandeling. Voor uw cliënt is een factuur per definitie niet aangenaam te ontvangen en dus wordt er vaak kritisch naar gekeken en ligt dat document onder een vergrootglas. Uw zorgvuldigheid komt tot uitdrukking in de vertaalslag en verantwoording van de offerte in de factuur.
Zorg er dus voor dat het voor de klant volkomen duidelijk is waar het gefactureerde bedrag aan besteed is. Zet data bij besprekingen of noem de documenten bij naam die u gemaakt heeft. Een accountant die in 2018 onder andere een torenhoge rekening stuurde naar de klant, maar deze vervolgens niet onderbouwde kreeg hier o.a. een berisping voor (lees hier meer over deze tuchtzaak)
Zie ook deze link voor meer informatie.
De ondernemingsjuristen van The Legal Company zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht, contractenrecht, ondernemingsrecht en privacyrecht. Wilt u hierover meer weten of heeft u advies nodig? Neem dan contact op via info@thelegalcompany.nl of bel 020-345 0152.
Wilt u op de hoogte blijven van dit onderwerp en van alle andere relevante actualiteiten voor het bedrijfsleven omtrent arbeidsrecht, contractrecht, ondernemingsrecht en privacyrecht en juridische tips & tricks ontvangen van onze ondernemingsjuristen? Meld u hier aan voor The Legal Alert!
Niets is zo veranderlijk als wet- en regelgeving. Graag wijzen wij u er op dat onze blogs mogelijk niet meer aansluiten op de huidige wet- en regelgeving en dus mogelijk verouderd zijn. Heeft u vragen of een probleem dat betrekking heeft op deze blog of u wenst rechtsbijstand, neem u dan contact met ons op.