Veel MKB-ondernemers denken dat de nieuwe Europese AI-verordening alleen iets is voor techbedrijven die zelf AI ontwikkelen of in hun software inbouwen. Dat is een misvatting die duur kan uitpakken. Zodra uw organisatie werkt met een CV-screener, een chatbot op de website, Microsoft Copilot of gewoon ChatGPT op de zaak, valt u al onder de AI verordening. Het is van belang dat u weet dat de klok inmiddels tikt: een deel van de verplichtingen geldt al, en de rest komt in fases tot en met 2028 op u af.
Waarom dit ook u raakt
Stelt u voor: u verkoopt gewoon schoenen, geeft advies over verzekeringen of levert installatiewerk, en u heeft nog nooit een regel AI code geschreven. Toch gebruikt uw HR-afdeling een pakket om CV’s te screenen, laat uw klantenservice een chatbot de eerste vragen beantwoorden en typt uw administratie weleens een conceptmail in ChatGPT. Dan bent u, juridisch gezien, geen ontwikkelaar van AI, maar wel “gebruiksverantwoordelijke” (deployer) van AI-systemen. En die status brengt eigen verplichtingen met zich mee.
Dat betekent dat u niet kunt wachten tot een leverancier u vertelt dat alles in orde is. De AI-verordening is van toepassing zodra een AI-tool de EU-markt bereikt, ongeacht of de aanbieder in Europa of in de Verenigde Staten zit. Met andere woorden: ook als u enkel gebruiker bent van een tool van een derde partij, moet u zelf toetsen in welke risicocategorie die tool valt binnen de AI verordening en welke verplichtingen daarbij horen.
Stap 1: kwalificeren voordat u iets anders doet
De kernboodschap blijft simpel: voordat u aan compliance kunt beginnen, moet u eerst vaststellen of en hoe de verordening op u van toepassing is. Dat gaat in drie stappen: herkennen, classificeren en beheersen.
Herkennen betekent: welke systemen binnen uw organisatie bevatten eigenlijk AI? Dat is lastiger dan het klinkt, want bijna overal zit inmiddels wel iets van AI in, van de spamfilter tot de planningstool. Niet elke toepassing valt automatisch onder de AI-verordening.
Daarna volgt classificeren: onder welke risicocategorie valt de tool, en welke verplichtingen horen daarbij? Pas dan komt beheersen: daadwerkelijk compliant worden.
De AI-verordening werkt met vier risicocategorieën, plus een aparte categorie voor de grote taalmodellen. Onaanvaardbaar risico is simpelweg verboden, denk aan sociale scoring en biometrische emotieherkenning op de werkvloer; dit verbod geldt al sinds februari 2025.
Beperkt risico draait om transparantie: bij een chatbot, deepfake of nagemaakte stem moet voor de gebruiker direct duidelijk zijn dat die met AI te maken heeft, met een deadline van augustus 2026.
En dan is er nog de categorie minimaal of geen risico, zoals muziekaanbevelingen (bijv. Genius van Apple Music), waarvoor geen AI Act-verplichtingen gelden.
Hoog risico is de categorie waar de meeste verplichtingen gelden, zoals CV-selectie, HR-beslissingen, onderwijs, rechtspraak en immigratie.
Via de Omnibus-Verordening wordt voorgesteld de deadline voor de toepassingen uit Bijlage III te verschuiven naar 2 december 2027, en die voor producten onder Bijlage I naar 2 augustus 2028. NB. Houd er rekening mee dat deze data nog onderdeel zijn van een lopend wetgevingstraject en nog kunnen wijzigen; laat u hierover tijdig actualiseren.
Niet alleen de hoog-risico-systemen tellen
Juist daar wordt het ingewikkeld en risicovol voor u als ondernemer: ook als uw organisatie geen hoog-risico AI inzet, gelden er nu al verplichtingen. Gebruikt u wel een hoog-risico-systeem, bijvoorbeeld voor CV-screening of personeelsbeoordeling? Dan gelden onder artikel 26 van de AI-verordening een hele reeks verplichtingen voor u als gebruiksverantwoordelijke:
- gebruik volgens de instructies van de leverancier,
- het organiseren van menselijk toezicht,
- het zorgen voor relevante en representatieve inputdata,
- het monitoren van de werking en het melden van risico’s of incidenten,
- het bewaren van logs gedurende in beginsel minimaal zes maanden, en
- het vooraf informeren van werknemers.
Bij bepaalde Annex III-toepassingen moet daarnaast een Fundamental Rights Impact Assessment (FRIA) worden uitgevoerd.
Sinds februari 2025 moet u er daarnaast voor zorgen dat uw medewerkers “AI-geletterd” zijn. Via de Omnibus-Verordening wordt voorgesteld deze eis te verlichten tot het enkel “faciliteren” van AI-geletterdheid, maar dit traject is nog niet afgerond. Ga er daarom nog niet van uit dat de verlichte norm al geldt, en houd rekening met de huidige, strengere lezing van de verplichting totdat de wetgever definitief duidelijkheid geeft. In de praktijk betekent dit dat u uw medewerkers via interne of externe training moet laten weten wat AI binnen uw organisatie doet, wat de kansen zijn en wat de risico’s zijn.
Specifiek voor HR is scherpte geboden. AI-systemen voor werving en selectie, en systemen die besluiten nemen over arbeidsvoorwaarden, promotie, beëindiging of taaktoedeling, vallen onder hoog risico. En sommige toepassingen zijn simpelweg verboden: AI om emoties van werknemers af te leiden mag in beginsel niet, en als een leverancier u AI aanbiedt om “engagement”, “stress” of “culture fit” te meten op basis van stem, gezicht of gedrag, moet u die implementatie direct stilzetten.
De apart categorie: grote taalmodellen uit Amerika
En dan zijn er nog de grote taalmodellen zelf, zoals ChatGPT, Copilot, Claude en Gemini. Deze vallen onder een eigen categorie: General Purpose AI, ook wel systeemrisico genoemd, bedoeld voor modellen met enorme rekenkracht en bijbehorende impact. Hier is Europa werkelijk de eerste in de wereld die een breed, verplichtend wettelijk kader voor AI heeft ingevoerd om haar burgers te beschermen. Andere landen experimenteren inmiddels ook met AI-wetgeving, maar vaak sectoraal of vrijblijvender van karakter. Geen andere jurisdictie heeft tot dusver een even dwingend en omvattend kader neergezet als de AI-verordening. De grote Amerikaanse technologiebedrijven, die deze modellen bouwen en wereldwijd aanbieden, moeten zich dus gewoon aan Europese regels houden zodra hun tool op de Europese markt komt.
Wel is het zo dat deze aanbieders iets meer tijd krijgen om zich aan te passen dan oorspronkelijk gepland. Voor nieuwe GPAI-modellen gelden strenge eisen sinds augustus 2025, maar voor oudere modellen geldt een verlengde overgangsperiode, met deadlines die uiteenlopen tot augustus 2027. Dat is een nuance, geen vrijbrief: ook deze aanbieders moeten straks voldoen aan risicobeoordeling, het melden van incidenten, tests en cybersecurity-eisen.
AI-verordening en AVG: twee verschillende wetten die wel hand in hand gaan
Dat risico wordt vaak vergeten: het voldoen aan de AI-verordening betekent niet dat u ook aan de AVG voldoet. Dit zijn echt twee afzonderlijke wetten met een eigen toepassingsgebied, die wel voortdurend met elkaar samenlopen zodra er persoonsgegevens in het spel zijn. Zodra u gegevens uploadt in een AI-tool, is dat een AVG-verwerking, en moet u opnieuw toetsen op doel en grondslag. Voor zakelijke dienstverlening is die grondslag vaak: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, maar bij bijzondere persoonsgegevens gelden strengere eisen onder artikel 9 AVG.
Juist daar wordt het ingewikkeld en risicovol voor u als ondernemer, zodra Amerikaanse aanbieders in beeld komen. Amerikaanse servers zijn namelijk in de basis niet AVG-proof, vanwege de Amerikaanse Cloud Act. Onder die wet kunnen Amerikaanse veiligheidsdiensten data opeisen bij Amerikaanse bedrijven, zelfs als die data op servers in Europa staat, zonder dat de betrokkene daar iets over mag zeggen.
Het Hof van Justitie van de EU heeft in de Latombe-zaak van 3 september 2025 geoordeeld dat het Data Privacy Framework op het moment van de adequaatheidsbeslissing in juli 2023 voldoende beschermingsniveau bood. Let wel: dit is een oordeel over de situatie van destijds, geen blijvende garantie. Gezien de aanhoudende zorgen over Amerikaanse inlichtingendiensten kan de houdbaarheid van het DPF op termijn opnieuw ter discussie komen.
Dat betekent in de praktijk: alle gratis en zelfs de gewone betaalde consumentenversies van ChatGPT, Copilot, Perplexity en Claude zijn niet AVG-proof. Enkel een Enterprise-licentie van een DPF-gecertificeerde Amerikaanse aanbieder, meestal van de duurste soort, biedt het uitgangspunt voor een adequaat beschermingsniveau, maar dit is geen automatische garantie: de precieze contractuele voorwaarden en de feitelijke inrichting blijven bepalend. Mede daarom wijken grote partijen zoals ABN AMRO toch uit naar Europese alternatieven zoals Mistral. Voor een MKB-bedrijf dat niet zomaar de duurste enterprise-licentie aanschaft, blijft dan de simpele regel over: anonimiseer alle informatie die u in een consumententool uploadt, of gebruik een kleinere, Europese en AVG-proof tool.
Ook voor veelgebruikte kantoorsoftware geldt dit onverkort. SharePoint, Teams, Outlook en Copilot verwerken allemaal persoonsgegevens, en of dat AVG-conform gebeurt hangt volledig af van de inrichting en instellingen. Zorg dat uw IT-beheerder de actuele privacy- en beveiligingsinstellingen van uw Microsoft 365-omgeving beoordeelt en configureert naar de meest veilige soort, waaronder instellingen die bepalen of en hoe gegevens buiten uw eigen omgeving worden verwerkt, en dat toegang, bewaartermijnen, delen en logging goed zijn ingericht. Laat deze instellingen periodiek controleren, want de configuratiemogelijkheden van Microsoft veranderen regelmatig.
Handhaving: wie gaat dit controleren?
Wat betekent dit voor u als ondernemer in de praktijk? De handhaving van de AI-verordening in Nederland zal naar verwachting bij meerdere markttoezichtautoriteiten komen te liggen, waaronder vermoedelijk de Autoriteit Persoonsgegevens en de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur; de exacte verdeling van bevoegdheden volgt uit de Nederlandse uitvoeringswetgeving, die op het moment van schrijven nog niet in alle onderdelen definitief is uitgekristalliseerd. Op EU-niveau speelt vooral de Europese Commissie een toezichthoudende rol bij de grote taalmodellen (GPAI). Laat u over de precieze verdeling van toezichtstaken apart informeren voordat u hierop beleid baseert.
Een realistische kanttekening: de toezichthouders worden nog opgebouwd en hebben in de aanvangsfase naar verwachting beperkte capaciteit, waardoor niet meteen een golf van boetes te verwachten is. De aandacht gaat naar verwachting eerst uit naar de grotere bedrijven. Deze situatie kan echter snel veranderen zodra de toezichthouders verder zijn ingericht, en wie dan nog niets heeft geregeld, loopt alsnog risico op handhaving met terugwerkende kracht naar het moment waarop de verplichting al gold.
Actiepunten voor uw organisatie
- Breng in kaart welke AI-systemen binnen uw organisatie worden gebruikt, ook de systemen van derden die u enkel afneemt.
- Classificeer per systeem in welke risicocategorie het valt en welke verplichtingen daarbij horen.
- Zorg voor AI-geletterdheid van uw medewerkers via interne of externe training.
- Pas uw privacydocumentatie aan: neem AI-gebruik op in uw verwerkingsregister, beschrijf de doeleinden, leg vast welke systemen zijn toegestaan en update uw privacyverklaring. Het is onvoldoende om enkel in de algemene voorwaarden op te nemen dat u AI gebruikt.
- Controleer bij elke AI-tool die uw medewerkers gebruiken of de licentie daadwerkelijk AVG-proof is, en kies bij twijfel voor anonimisering of een Europees alternatief.
De kernboodschap blijft simpel: ook als u zelf geen AI ontwikkelt, gebruikt u die vrijwel zeker al in uw bedrijfsprocessen, en dat maakt u verantwoordelijk onder de AI-verordening. Combineer dat met de AVG-verplichtingen die onverkort blijven gelden, en u heeft een compliance-opgave die niet wacht tot de toezichthouders voldoende capaciteit hebben. Gezien de snelheid waarmee dit rechtsgebied zich ontwikkelt, met name door het lopende Omnibus-wetgevingstraject, raden wij aan dit onderwerp periodiek te laten actualiseren. Laat u daarom tijdig adviseren.
Heeft u hulp nodig bij het in kaart brengen van uw AI-verplichtingen of het AVG-proof maken van uw AI-gebruik? Wij, de ondernemingsjuristen van The Legal Company, ondersteunen u hier graag bij. Neem gerust contact met ons op via info@thelegalcompany.nl of 020-3450152.
