Is werkgevers controle van de zakelijke mailbox mogelijk?

In deze blog gaan we in op het verschil tussen zakelijke e-mail en privégebruik van je zakelijke e-mail in het kader van de AVG. Vervolgens bespreken wij een recente uitspraak hieromtrent, gevolgd door de conclusie die wij daaruit trekken, met een advies voor u als werkgever.

Recente casus over inzien zakelijke e-mail

Op 28 december 2021 deed het Hof uitspraak over een geval waarin een werknemer een vaststellingsovereenkomst heeft getekend ter beëindiging van het dienstverband per 1 september 2017. Op 8 of 9 juni 2017 heeft werkgever de zakelijke mailbox van werknemer (zonder toestemming) ingezien. Daaruit bleek dat werknemer een aantal bedrijfsgegevens naar haar persoonlijke e-mailadres heeft verzonden. Werkgever confronteert werknemer hiermee en laat werknemer een verklaring tekenen waarin werknemer erkent deze bedrijfsgegevens te hebben verstuurd naar haar persoonlijke e-mailadres. Daarnaast verklaart werknemer dat deze informatie niet met derden is gedeeld en definitief uit de persoonlijke mailbox heeft verwijderd.

De werknemer vordert vervolgens bij de rechtbank vernietiging of nietigheid van de vaststellingsovereenkomst, loondoorbetaling (deels op het toekennen van schadevergoeding wegens schending van de privacy, deels vanwege het inzien van de persoonsgegevens van werknemer en deels ter vergoeding van bezorgkosten en advocaatkosten).

De vaststellingsovereenkomst blijft in stand en er kunnen geen loonaanspraken worden ontleend. Met betrekking tot de schending van de privacy wordt door de rechter geoordeeld dat: ‘’een werkgever mag de e-mailberichten van zijn werknemer slechts controleren indien:

  • voor de werknemer kenbaar is of kan zijn dat zijn e-mailberichten kunnen worden gecontroleerd door de werkgever (bijvoorbeeld via een personeelsreglement of op grond van de arbeidsovereenkomst);
  • er sprake is van een gerechtvaardigd doel, en;
  • er voldaan is aan de proportionaliteitseis.’’

Niet in geschil is dat ook wanneer voor de werknemer niet kenbaar is of kan zijn dat zijn e-mailberichten kunnen worden gecontroleerd, controle van die berichten door de werkgever toelaatbaar kan worden geacht. Dan moet echter wel sprake zijn van zodanige omstandigheden, dat aan geen twijfel onderhevig is dat een gerechtvaardigd doel wordt gediend en dat is voldaan aan de proportionaliteitseis.’’

 

AVG over inzien e-mail box werknemer

Zakelijke mail

In beginsel heeft de werkgever op grondslagen voor rechtmatige verwerking uit de AVG best wat ruimte tot controle. De werkgever mag zodra dat in het concrete geval noodzakelijk is, de mailbox van werknemer inzien. Het kan als noodzakelijk worden gezien als de werknemer afwezig is en er niet gewacht kan worden tot de werknemer terug is, wanneer een klant refereert aan een specifieke e-mail of wanneer er vermoedens van fraude zijn. In deze gevallen is er volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) sprake van een gerechtvaardigd belang voor de werkgever om de mailbox in te zien. Er moet dan een belangenafweging plaatsvinden; is het proportioneel dat de mailbox in dit geval wordt gelezen door de werkgever? Deze zal doorgaans redelijkerwijs in het voordeel van de werkgever uitvallen.

Privégebruik van zakelijke e-mail

Privémail op het zakelijk account daarentegen mag vrijwel nooit worden gelezen door de werkgever. De privacyrechten van de werknemer wegen bijna altijd zwaarder. Het maakt daarbij in de AVG niet uit of er een reglement is of niet. Het is simpelweg in de meeste gevallen vanuit de AVG niet toegestaan om de privémails van werknemer in te zien.

Privacystatement

In de AVG wordt ook bepaald dat alle betrokkenen (dus ook klanten en zzp’ers) recht hebben op transparante informatie over de verwerking van hun gegevens. Een werkgever moet daarom als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de bedrijfsmail in een ‘privacystatement’ uitleggen wat er gebeurt met de persoonsgegevens van alle betrokkenen en waarom. Dit is het kenbaarheidsvereiste waar het Hof in de rechtsoverweging hierboven op doelt. Dit betekent echter niet dat een werkgever ook verplicht is om een dergelijke (e-mail)regeling te hebben voor werknemers.

 

Arbeidswetgeving over inzien e-mail box werknemer

Tegenover het recht op privacy staat het bedrijfs- en ondernemersbelang van de werkgever. Uit rechtspraak blijkt dat de rechter toch vaak het bewijs dat is verkregen door privacyschending van de werknemer toelaat, voor bijvoorbeeld een ontslag. Daarmee lijkt meer waarde te worden gehecht aan de vrijheid van de werkgever als daarmee een onrechtmatig of verwijtbaar handelen kan worden aangetoond. Om de privacyschending van de werknemer te compenseren moet de werkgever vaak wel een hogere vergoeding voldoen.

Voor bovenstaande is wél van belang dat:

  • De werkgever vooraf kenbaar maakt dat hij mogelijk het (privé)gebruik van elektronische communicatiemiddelen, zoals mail en internet, kan monitoren.
  • Hierbij moet tijdig worden aangegeven wat voor een soort controle de werkgever uitvoert.
  • Werkgever moet gerechtvaardigde proportionele belangen en een aanleiding hebben voor het controleren van het e-mailgebruik van werknemer.

 

Problematisch gebruik van de zakelijke e-mail voor privédoeleinden

Zoals hierboven beschreven mag een zakelijke mail vaak worden gelezen door de werkgever en de privémails vrijwel nooit. Wat nu als de zakelijke e-mail ook wordt gebruikt voor privédoeleinden? Een werkgever is dan veel minder snel gerechtigd om deze, in beginsel zakelijke mailbox te bekijken. Bij onverwachte langdurige afwezigheid, kan het goed van pas komen dat u als werkgever in de mailbox van uw werknemer kan kijken, ter voortzetting van de werkzaamheden van deze werknemer. Wanneer deze mailbox ook wordt gebruikt voor privédoeleinden, maakt dat het lastiger.

 

Checklist voor legitieme monitoring

Het is belangrijk om de AVG goed na te leven binnen uw organisatie, omdat deze steeds vaker door de werknemer wordt ingeroepen. Daarnaast ligt het risico op ‘een datalek’ of ‘gehackt worden’ altijd op de loer als de werknemer allerlei privé mailverkeer langs uw server laat gaan. Om te voorkomen dat onzorgvuldig met de persoonsgegevens van werknemer wordt omgegaan, is het raadzaam om u zich het volgende af te vragen:

  • Heeft u als werkgever de regels met betrekking tot e-mail en internetgebruik voldoende onder de aandacht gebracht?
  • Heeft u als werkgever vooraf aan werknemer laten weten dat werkgever e-mails mag monitoren? Bijvoorbeeld door middel van een specifiek internetprotocol/e-mail reglement voor privégebruik van digitale middelen binnen uw organisatie. Dat kunt u op ieder moment invoeren en daarvoor heeft u géén handtekening nodig van uw werknemer. Uiteraard moet u wel kunnen aantonen dat u het kenbaar heeft gemaakt. Verstandig is om het rond te mailen of voor ontvangst te laten tekenen en dit te bewaren in het personeelsdossier.
  • Heeft de Ondernemingsraad ermee ingestemd als deze er is?
  • Heeft u als werkgever eerst op een andere, minder ingrijpende manier geprobeerd om hetzelfde doel te bereiken? Denk hierbij bijvoorbeeld aan overleg.
  • Is er een gerechtvaardigd belang voor de controle? Bijvoorbeeld het vermoeden van het bezoek aan verboden websites of disfunctioneren door overmatig internetgebruik.
  • Weegt de inbreuk op de privacy van werknemer zwaarder dan het belang van u als werkgever?

Heeft u vragen over de AVG en arbeidsrechtelijke compliance van uw bedrijf, bijv. hoe u zo’n internetprotocol/e-mail reglement en de verwijzing daarnaar inhoudelijk moet worden vormgegeven? The Legal Company kan u daarmee snel en gemakkelijk helpen.

De ondernemingsjuristen van The Legal Company zijn gespecialiseerd in het privacyrecht. Voor ondersteuning of advies kunt u contact met ons opnemen door te mailen naar info@thelegalcompany.nl, te bellen naar 020-3450152 of ons contactformulier in te vullen. We bellen of mailen u dan binnen 24 uur terug.

Wilt u op de hoogte blijven van dit onderwerp en van alle andere relevante actualiteiten voor het bedrijfsleven omtrent arbeidsrecht, contractrecht, ondernemingsrecht en privacyrecht en juridische tips & tricks ontvangen van onze ondernemingsjuristen? Meld u hier aan voor The Legal Alert!

Ilse van Ooijen

Categories