Gedeeltelijk thuiswerken blijft de norm, wat zijn de 4 belangrijkste zaken die werkgevers nu moeten regelen?

Er is flink wat kritiek op het wetsvoorstel “Werken waar je wilt”. Als dit wetsvoorstel wordt ingevoerd, krijgen werknemers een wettelijk recht om thuis te werken, behalve als de werkgever zwaarwegende gronden heeft om thuiswerken te weigeren. Maar hoe dan ook zal gedeeltelijk thuiswerken de norm blijven bij de meeste bedrijven, ook na de coronacrisis. Werkgever en werknemer regelen het dus zelf wel. Maar als er hierover nog geen afspraken zijn gemaakt, wordt het nu echt tijd om dat te doen! In deze blog leest u de 4 belangrijkste zaken die werkgevers moeten regelen in verband met thuiswerken.

1. Schriftelijke afspraken maken

Sinds begin vorig jaar werken veel werknemers in Nederland vanuit huis. Dit gebeurt op overheidsadvies om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. In de rechtspraak is bepaald dat dit overheidsadvies géén algemeen recht op thuiswerken geeft. De werkgever heeft dus in principe nog steeds de instructiebevoegdheid om van werknemers te vragen naar de werkplek te komen. Uiteraard moet er dan wel een veilige werkplek worden gegarandeerd conform de richtlijnen van het RIVM. Echter, als de werkgever in de toekomst thuiswerken blijft faciliteren, kan er wel degelijk een ‘verworven recht’ op (gedeeltelijk) thuiswerken ontstaan. Het risico bestaat dat het thuiswerken dan in de toekomst niet meer kan worden ingetrokken, bijvoorbeeld omdat een werknemer thuis niet goed functioneert of omdat dit nodig is voor de bedrijfsvoering. Daarom moeten werkgevers bij wie thuiswerken structureel wordt, nu goede afspraken en voorwaarden op papier gaan zetten. Ook is het belangrijk dat er schriftelijke instructies komen in de vorm van een reglement, zodat de werkgever kan toezien op het thuiswerken en alles op rolletjes blijft lopen.

2. Aandacht voor de zorgplicht

De werkgever heeft ook bij thuiswerken een zorgplicht voor de gezondheid van zijn werknemers. Wanneer een werknemer thuis gezondheidsschade oploopt, zoals een hernia of een burn-out, kan de werkgever aansprakelijk gesteld worden. Indien de werknemer aantoont dat hij de gezondheidsschade heeft opgelopen tijdens het werk (thuis), wordt de bewijslast zelfs omgedraaid. De werkgever moet dan laten zien dat hij voldoende maatregelen heeft genomen om gezondheidsschade te voorkomen. Het is dus belangrijk dat werkgevers maatregelen nemen en beleid formuleren, eventueel in samenwerking met de arbodienst, en dit actief uitdragen.

3. Verstrekken van apparatuur en inrichting i.v.m. arbo regels

Uit onderzoek van TNO uit maart 2021, blijkt dat meer dan de helft van de thuiswerkers aangeeft dat zij nog altijd niet de juiste middelen hebben voor een ergonomische werkplek. De werkgever loopt hierdoor een behoorlijk risico in verband met de arbo wetgeving en de zorgplicht. Het is daarom aan te raden om bepaalde zaken aan werknemers in bruikleen te geven voor de thuiswerkplek. Denk hierbij aan een scherm, toetsenbord en een ergonomisch bureau en stoel. Het is ook mogelijk om de werknemer een budget te geven zodat dit soort zaken zelf kunnen worden aangeschaft. De werkgever moet er vervolgens actief op toezien dat werknemers conform de arbo richtlijnen werken. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met de privacy omdat het gaat om de privé woning.

4. Wijzigen reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

Wij zien dat veel werkgevers op dit moment hun onkostenvergoedingen tegen het licht houden. Zo wordt de reiskostenregeling vaak aangepast omdat werknemers minder vaak naar kantoor komen. Vaste reiskostenvergoedingen moeten opnieuw bekeken worden omdat werknemers daarvoor een bepaald minimum aantal dagen op kantoor moeten zijn. In plaats van een reiskostenvergoeding kiezen werkgevers steeds vaker voor een thuiswerkvergoeding. Dit kan per thuiswerkdag berekend worden of een vast bedrag zijn per maand. Er zijn verschillende regelingen via welke deze onkosten belastingvrij aan de werknemer kunnen worden vergoed. Voor sommige kostenvergoedingen geldt bijvoorbeeld een gerichte vrijstelling, terwijl andere zaken alleen belastingvrij kunnen worden vergoed onder de WKR (werkkostenregeling). Het verstrekken van onkostenvergoedingen aan werknemer moet altijd zorgvuldig gebeuren, omdat werkgevers anders geconfronteerd kunnen worden met hoge naheffingen van de Belastingdienst.

Wilt u meer weten over thuiswerken?

Op 14 oktober organiseert The Legal Company een online lunch sessie over thuiswerken. In deze lunchsessie legt arbeidsrecht expert mr. Alain Hardy u de belangrijkste regels uit omtrent thuiswerken en krijgt u praktisch advies hoe u dit als werkgever het beste aanpakt.

Onderwerpen die tijdens deze lunchsessie worden besproken:

  •         Recht op thuiswerken
  •         Arbeidsomstandigheden thuiswerkplek
  •         Thuiswerkovereenkomst en/of thuiswerkprotocol
  •         Thuiswerken en privacy
  •          Kostenvergoedingen bij thuiswerken

Praktische informatie

  • Datum: donderdag 14 oktober 2021
  • Via: ZOOM meetings
  • Tijd: 12.00 uur – 13.00 uur
  • Kosten €155,- ex BTW per deelnemer

Aanmelden kan hier !

mr. Alain Hardy

Categories