Wat kost een ontslag met wederzijds goedvinden (vaststellingsovereenkomst) u als werkgever in tijden van COVID-19?

De wereldwijde economie heeft door toedoen van COVID-19 een ongelofelijke klap gekregen. In eerste instantie waren Nederlandse subsidie (nood)pakketten gericht op het laten overleven van zoveel mogelijk bedrijven en het behouden van zoveel mogelijk banen. Inmiddels staan de financiële regelingen, zoals de NOW 3.0, meer in het teken van het ‘aanpassen aan de huidige economische situatie’. Dit betekent o.a. dat het voor bedrijven verstandig kan zijn om wat te krimpen, als ze denken dat de omzet voor een langere periode achterblijft. By far de beste (en goedkoopste) manier om afscheid te nemen van overtollige werknemers is via wederzijds goedvinden, oftewel: een vaststellingsovereenkomst. Lees hieronder wat een ontslag op deze manier zal kosten indien u geen goed ontslagdossier heeft, maar toch tot ontslag over wilt gaan.

Het is niet een kwestie of ontslag wel kan, maar meer wat het kost.
De nieuwe economische realiteit kan aanleiding geven tot inkrimpen. Maar het kan ook zijn dat het al een tijdje niet meer loopt met bepaalde werknemer(s) (het vuur is eruit, past niet in het team/strategie, etc.). Soms kan ontslag de enige uitweg zijn. Tijd en geld om een uitgebreid verbetertraject aan te gaan is er op dit moment natuurlijk niet. Wat dan? De ontslag- en dossiereisen zijn tegenwoordig behoorlijk streng. Mede daarom denken veel werkgevers dat ontslag niet mogelijk is en dus moddert een situatie zoals hierboven beschreven in veel gevallen maar voort. Ten koste van een onderneming.

Onze ruime ervaring als arbeidsrechtjuristen leert echter dat een ontslag altijd te regelen valt via een vaststellingsovereenkomst. Als u zich van tevoren maar wel goed heeft voorbereid met de juiste strategie en weet waar u qua kosten aan begint. Een ontslagbudget en een goede arbeidsjurist, met actuele kennis en scherpe onderhandelingsvaardigheden, zijn van groot belang voor u om knopen door te hakken en goed beslagen ten ijs te komen.

Gooi ‘de knuppel in het hoenderhok’ en start een exit gesprek.
Zowel ontslag vanwege economische redenen als ontslag om meer persoonlijke redenen kent hetzelfde beginpunt. Het is als werkgever belangrijk om als eerste het probleem en de oplossing van een exit bespreekbaar te maken. Uiteraard kunt u bij spanningen op de werkvloer als werkgever wachten en hopen dat een werknemer zelf zal opzeggen, maar meestal blijft dat uit en mondt de situatie zelfs uit in een ziekmelding. En dat is het laatste wat u als werkgever wilt, want dan bent u de werknemer in het ergste geval nog 2 jaar loon aan het doorbetalen. Blijf dus in the lead.

Het komt overigens maar zelden voor dat er (uiteindelijk) geen onderhandelingen mogelijk blijken als een vertrek met wederzijds goedvinden met behulp van een vaststellingsovereenkomst bespreekbaar wordt gemaakt. Dit komt omdat er bijna geen werknemer is die bestand is tegen het moeten werken op een werkvloer waar er geen match meer is en hij of zij zich niet meer gewenst voelt. Soms houden ze het een tijd lang vol. Daar zal hoogstens de ontslagvergoeding door stijgen. Als die onderhandelingen eenmaal zijn opgestart, dan is de mindset van een werknemer gericht op vertrek. Het komt dan haast nooit voor dat er nog een switch wordt gemaakt naar staken van de onderhandelingen en een herstel van de arbeidsrelatie. 

Procederen is een uiterst red- en dreigmiddel en heeft vele nadelen.
Procederen is in de regel nadelig voor u als werkgever. Daarom streven wij ernaar om zo veel mogelijk personeelsdossiers te settelen voordat de gang naar de rechter wordt/moet worden ingezet. In 2019/2020 hebben wij alle aangemelde personeelsdossiers, waarbij er sprake was van een noodzaak tot ontslag, weten te settelen. We zijn er 100% in geslaagd om alle dreigende rechtszaken te voorkomen.

Nadelen van een arbeidsrechtprocedure.
Een procedure kent veel nadelen. Ten eerste behoudt u altijd het procesrisico dat de rechter niet in uw voordeel beslist en de ontbinding afwijst of een ontslag op staande voet terugdraait. Uw onderhandelingspositie om daarna alsnog met de werknemer te dealen over een afscheid verzwakt hierdoor enorm. U betaalt dan én een fiks hogere ontslagvergoeding én u betaalt de volledige proceskosten. Via een beëindiging met wederzijds goedvinden (vaststellingsovereenkomst) heeft u die kostenverhogende effecten niet en weet u van tevoren zeker dat de arbeidsrelatie op een bepaalde datum eindigt.

Een tweede nadeel van een procedure is dat als de rechter de arbeidsovereenkomst ontbindt, u de arbeidsrelatie zonder finale kwijting beëindigt. Er zijn dan nog heel wat losse eindjes. Ik noem als voorbeelden: het inleveren van bedrijfseigendommen, de afrekening van een vakantietegoed, studiekosten die moeten worden terugbetaald, een concurrentie- en relatiebeding dat nog concretisering behoeft, afspraken over communicatie naar collega’s, een leaseauto die moet worden overgenomen, etc. De kantonrechter ontbindt, maar verder regelt hij niets. Op zich kunnen er wel op de zitting een aantal zaken worden overeengekomen als er op “de gang” wordt gedeald. Dat moet dan echter onder hoge spanning en tijdsdruk en dan wil men nog wel eens iets niet regelen wat wel had gemoeten. Dat zorgt dan weer voor een vervelende nasleep. In een vaststellingsovereenkomst kunt u al die onderwerpen in één keer in uw voordeel afhandelen en daar ook voldoende tijd voor nemen. Geen nasleep en losse eindjes meer.

Ten derde, de juridische proceskosten die u heeft, omdat u in de onderhandelingen niet wilde inschikken op bepaalde (financiële) punten, zoals een hogere ontslagvergoeding, uitbetaling van vakantiedagen, etc. wegen meestal niet op tegen de meerkosten van die minder gunstige schikking. Ook als u wint krijgt u gemiddeld slechts 25% van uw proceskosten vergoed. Dit laatste alleen als de rechter in uw voordeel beslist en beslist dat de werknemer (een deel) van uw proceskosten moet vergoeden. Heel vaak bepaalt de rechter dat partijen ieder hun eigen kosten dragen als in het voordeel van de werkgever wordt beslist.

Overigens is het wel zo dat bij veel procedures, na wat vingerwijzingen van de kantonrechter, er alsnog wordt geschikt met behulp van een vaststellingsovereenkomst. Punt is alleen wel dat de rechter er zich dan mee heeft bemoeid en dat werkt meestal niet in uw voordeel. Uw onderhandelingspositie verzwakt aanzienlijk omtrent bepaalde punten in een vaststellingsovereenkomst.

Een procedure zorgt kortom voor veel onzekerheid en altijd bijkomende proceskosten die niet terug verdiend worden.

Wat mag een ontslag via wederzijds goedvinden u als werkgever kosten?
Het budget waar u rekening mee moet houden voor een ontslag via wederzijds goedvinden, kan uit de volgende elementen bestaan:

  1. Kosten van begeleiding door een arbeidsjurist;
  2. Kosten indiening pro forma verzoekschrift UWV of kantonrechter;
  3. Ontslagvergoeding (inclusief outplacementvergoeding);
  4. Juridische onkostenvergoeding werknemer;
  5. Loondoorbetaling tot einde dienstverband gedurende vrijstelling van arbeid;
  6. Afwikkelingskosten dienstverband.

Ad 1. Begeleiding(skosten) door arbeidsjurist.
Deze kostenpost is vaak een black box maar dat hoeft niet. De meeste arbeidsrechtjuristen werken weliswaar op uren maal tarief basis, zeker bij zaken op tegenspraak, maar kunnen vaak wel een inschatting geven van de kosten. Heel nauwkeurig kan dat niet, omdat zij geen glazen bol hebben en van tevoren niet weten hoe bewerkelijk het is om de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst voor elkaar te krijgen. De ene werknemer is zeer hardnekkig en verzint iedere keer obstakels en de ander is gemakkelijk en is bereid te tekenen bij de eerste de beste vaststellingsovereenkomst die u voorlegt. Houd rekening met een budget van tussen de € 1.500,- en € 5.000,- ex b.t.w. In uitzonderlijke gevallen kan het flink duurder zijn, bijvoorbeeld als er ook een ziekte- en mediation traject doorheen loopt, waarover geadviseerd moet worden of aan deelgenomen wordt.

Ad 2. Ontslagvergoeding.
Deze vergoeding komt vaak tot stand door de berekening van de minimale wettelijke transitievergoeding en de billijke vergoeding of 1,5 keer de transitievergoeding (als u de i-grond gebruikt) als plafonds voor de onderhandelingen. De transitievergoeding is het startpunt bij een ontslag en vormt het minimale bedrag dat de werknemer dient te ontvangen bij uitdiensttreding. Grof gezegd bedraagt deze transitievergoeding, met ingang van de WAB (1 januari 2020), 1/3e maandsalaris per dienstjaar. Via o.a.
de rekentool van de Rijksoverheid kunt u kijken hoe groot de transitievergoeding is waarop uw werknemer recht heeft. De vergoeding is maximaal € 83.000 bruto. Of, als het jaarsalaris hoger is dan € 83.000, maximaal 1 bruto jaarsalaris.

Er bestaan wel mogelijkheden om als werkgever gemaakte kosten (investeringen in de desbetreffende werknemer) in mindering te brengen op deze transitievergoeding. Dit geldt voor kosten die de inzetbaarheid van de werknemer buiten de eigen organisatie hebben vergroot, maar in bepaalde gevallen (sinds 1 juli 2020) ook voor investeringen in activiteiten die de inzetbaarheid van de werknemer binnen de eigen organisatie hebben bevorderd.

Deze kosten spelen echter zelden een rol in het onderhandelingsproces, omdat die outplacement maatregelen niet vaak gewenst zijn of zijn aangeboden. Werknemers willen liever een hogere vergoeding om hun inkomensverlies door werkeloosheid op te vangen.

Ad 3. Juridische onkostenvergoeding werknemer.
Wij raden de werkgever altijd aan om een gefixeerde juridische onkostenvergoeding aan de werknemer ter beschikking te stellen. Hiermee voorkom je dat de werknemer gebruik gaat maken van de wettelijke bedenktermijn van twee weken om op de vaststellingsovereenkomst terug te komen. Ondertekening van de vaststellingsovereenkomst wordt eerder bespoedigd dan vertraagd als er een jurist meekijkt. Die kan namelijk de werknemer geruststellen dat deze door de ondertekening zijn WW-rechten niet kwijtraakt. Daar zijn werknemers meestal erg bang voor. Bovendien onderhandelt een jurist niet met emoties maar met ratio. Een deal komt dan veel sneller tot stand. 

Het standaard budget dat de werkgever in de regel ter beschikking stelt aan de werknemer om de vaststellingsovereenkomst te laten nakijken varieert tussen de € 750 en € 1.250,- ex b.t.w. In een uitzonderlijk geval kan die vergoeding hoger uitvallen. Het komt ook voor dat er een onkostenvergoeding wordt betaald van € 5.000,-. Dat is wisselgeld om een deal tot stand te brengen en kan erg belangrijk zijn om een werknemer over de streep te trekken. Soms gaat er dan iets af van de ontslagvergoeding. Sommige werknemers zijn niet verzekerd en moeten alle juridische kosten uit eigen zak betalen, daarbij kunnen ze geen btw terug vragen. Het kan dan fiscaal voordeliger zijn als de door de werkgever betaalde onkostenvergoeding hoger wordt gemaakt en dat de werknemer dan iets minder bruto ontslagvergoeding krijgt. Let wel, hier zitten wel fiscale haken en ogen aan, dit moet altijd even goed bekeken worden door een fiscalist van geval tot geval.

Ad 4. Loondoorbetaling tot einde dienstverband.
Soms houdt een werknemer vast aan de eis om nog enkele maanden in dienst te blijven, omdat hij/zij vanuit een werkende situatie wilt solliciteren. Een werknemer kan het onderhandelingsproces ook nodeloos rekken door zich ‘ziek’ te melden. Maar hoe langer de onderhandelingen voortduren, hoe meer daarmee ook de aanvankelijk gewenste uitdiensttredingsdatum opschuift. Het gevolg hiervan is dat de werkgever in dat geval de klos is. Het “kost” de werkgever dan zo weer een maand extra loon. Verder spreken partijen vaak af in de vaststellingsovereenkomst dat de werknemer na ondertekening, en voor het verlopen van de (fictieve) opzegtermijn, vrijgesteld wordt van arbeid. Partijen willen dan echt niet langer meer met elkaar doorwerken en de werknemer kan zich dan ook 100% concentreren op het solliciteren.

Wel loonkosten maar geen arbeid kan daarom als extra kosten ervaren worden. Dan bedoelen we met name het loon dat moet worden doorbetaald gedurende de opzegtermijn die in de vaststellingsovereenkomst is overeengekomen. Dat zal minimaal 1 maand zijn en maximaal 4  maanden, afhankelijk van de duur van een dienstverband. Dit nemen wij altijd mee als onderhandelingspunt, waarmee wij soms de ontslagvergoeding kunnen verlagen.

Ad 5. Afwikkelingskosten dienstverband.
Dit zijn bijkomende kosten aan de kant van de werkgever wanneer het dienstverband eindigt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het geval dat uw werknemer een lease auto heeft en dat hij/zij deze niet hoeft mee te nemen aan het einde van het dienstverband. De voortijdige beëindiging van het leasecontract brengt vaak extra kosten met zich mee.

Voorbeeld met berekening:
Een bedrijf wilde een vaststellingsovereenkomst sluiten met een ICT werknemer van 50 jaar oud. De werknemer was 9 jaar in dienst. Hij kreeg laatstelijk een bruto salaris van € 4.249,-.

De (minimale) transitievergoeding kwam uit op € 12.751,-  bruto.

Oorzaak van de exit was een verstoorde arbeidsrelatie tussen de ICT medewerker en zijn leidinggevende. De zaak was zeer bewerkelijk, omdat de werknemer zich ziek had gemeld. Hierbij is zowel door de werkgever als de werknemer een second opinion aangevraagd. Daarbij moest tot twee keer toe mediation worden toegepast. De advocaat van de werknemer communiceerde in deze zaak ook nog eens zeer scherp en intensief hetgeen veel bewerkelijker was dan normaal.

De kosten tot en met ondertekening van de vaststellingsovereenkomst voor de werkgever kwamen uit op het volgende;

Uitkomst kostenplaatje werkgever;

Begeleidingskosten jurist werkgever: € 3.000,- ex b.t.w.
Beëindigingsvergoeding: € 18.000,- bruto
Juridische onkosten werknemer: € 2.000,- ex b.t.w.
Loondoorbetaling 2 maanden vrijstelling arbeid: € 8.498,- bruto
Werkgeverslasten daarover: € 2.496,- bruto
   
Totaal:  € 33.994,-

N.B. Ieder budget is anders omdat iedere zaak anders is! Het is geen kwestie van of het kan, maar of u het budget heeft om het ontslag van een werknemer te bewerkstelligen.

Wilt u altijd op de hoogte blijven van relevante juridische ontwikkelingen op het gebied van arbeidsrecht, contractenrecht, ondernemingsrecht en privacyrecht voor het MKB? Schrijft u zich dan hier in voor onze Legal Alert nieuwsbrief, dan krijgt u eens per maand een update.

Vragen of advies?
De bedrijfsjuridisch adviseurs van The Legal Company zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen hebben of juridisch advies willen? Neem dan contact met ons op door te mailen naar info@thelegalcompany.nl, te bellen naar 020-3450152., of vul ons contactformulier in.

Masterclass Dossieropbouw en ontslag 5 november 2020
Elke werkgever heeft helaas wel eens te maken met niet goed functionerende werknemers. Hierbij kunt u denken aan het niet goed voldoen aan functie-eisen en taken, lichte vormen van wangedrag (te laat komen, in strijd handelen met werk instructies), zwaardere vormen van wangedrag (diefstal of fraude, agressie op de werkplek), arbeidsconflicten, etc.

Wilt u als MKB werkgever weten hoe u juridisch gezien hier het beste mee om kan gaan? Hoe u voldoende en correct dossier opbouwt om, als verbetering van gedrag van werknemer uitblijft, met succes een arbeidsovereenkomst te kunnen ontbinden bij de kantonrechter? Volg dan 5 november onze Masterclass Dossieropbouw en ontslag. Voor meer informatie en inschrijven: Klik hier.