Thuiswerken: 3 juridische vragen beantwoord

Er hebben in Nederland nog nooit zoveel mensen thuisgewerkt als nu, als gevolg van het coronavirus. Dit lijkt niet geheel van tijdelijke aard te zijn. Uit ANWB-onderzoek blijkt dat 60% van de werkenden na de crisis twee of meer thuiswerkdagen wil behouden. Daarbij geven steeds meer organisaties aan thuiswerken structureel in te voeren. Ook bij thuiswerken rust er een belangrijke verplichting op de werkgever om iedere werknemer een veilige en gezonde werkplek te bieden op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De regels uit de Arbowet zijn echter niet toegespitst op thuiswerken. Dat roept een hoop vragen op. Moet de werkgever bijvoorbeeld opdraaien voor de kosten van een gezonde thuiswerkplek? Moet de werkgever een vergoeding betalen voor extra kosten die de werknemer maakt, als gevolg van het thuiswerken (thuiswerkvergoeding)? En is de werkgever verantwoordelijk voor ongelukken op de thuiswerkvloer? Deze vragen beantwoorden wij in deze blog.

Wie draait op voor de inrichting van de thuiswerkplek?
Volgens de Arbowet is een werkgever verplicht zorg te dragen voor goede arbeidsomstandigheden. Dit geldt ook voor thuiswerkplekken. De werkgever is er verantwoordelijk voor dat een thuiswerkplek voldoet aan de gestelde eisen. Hierbij maakt het niet uit of de werknemer verplicht thuiswerkt of op eigen verzoek. De kosten voor het voldoen aan de eisen mogen niet ten laste van de werknemers komen, zo zegt de Arbowet.

In de praktijk komt het er op neer dat de werkgever de rekening moet betalen voor het inrichten van de thuiswerkplek. Denk hierbij aan de essentiële (kantoor)artikelen, zoals een bureau en een bureaustoel.  Als een werknemer thuis al een werkplek heeft, die aan alle arbovoorwaarden voldoet, dan is het natuurlijk niet nodig dat een werkgever alsnog kosten maakt. Het kan voorkomen dat een werknemer liever andere (duurdere) spullen gebruikt voor thuiswerken dan degene die de werkgever ter beschikking stelt. Als die aan de eisen van de Arbowet voldoen, is dat geen probleem. De werkgever hoeft die andere spullen in principe niet te betalen, want het is niet de bedoeling dat een werknemer een werkgever onnodig op kosten jaagt.

De verantwoordelijkheid van de werkgever gaat echter niet zover dat hij een airco voor thuiswerkers moet aanschaffen. De werkgever moet zorgen voor een veilige werkomgeving, maar is niet verplicht om voor een koele thuiswerkplek te zorgen, zo blijkt ook uit verklaringen van werkgeversvereniging AWVN en vakbond FNV.

Mag een werkgever belastingvrij kosten vergoeden?
In principe moet een werknemer belasting afdragen over het loon dat hij krijgt van zijn werkgever. Dat geldt ook voor gegeven producten, zoals een kerstpakket of een bureaustoel. De werkkostenregeling schrijft echter voor dat een werkgever in 2020 1,7% van de totale loonsom tot 400.000 euro onbelast mag vergoeden aan zijn werknemers. Als de werkgever een hogere totale loonsom heeft dan 400.000 euro, dan komt 1,2% van de loonsom hoger dan 400.000 bovenop dit bedrag. De 1,7% van de totale loonsom tot 400.000 euro samen met de 1,2% van de loonsom die hier eventueel boven zit wordt de vrije ruimte genoemd. Vaak worden uit de vrije ruimte kerstpakketten, sportschoolabonnementen en andere extra’s betaald. Pas op! Als u als werkgever de vrije ruimte overschrijdt, dan moet u 80% belasting betalen over het bedrag waarmee de vrije ruimte is overschreden.

Daarnaast zijn er nog de zogenaamde ‘gerichte vrijstellingen’, die onbelast gegeven mogen worden zonder dat dit van de vrije ruimte afgaat. Een voorbeeld hiervan is de reiskostenvergoeding die werkgevers belastingvrij mogen geven aan werknemers die reizen naar hun werk. Deze vergoeding is gemaximeerd op 19 cent per kilometer.

Dan zijn er ook nog producten die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk, zoals bijvoorbeeld smartphones in sommige gevallen. Als werkgever moet je kunnen aantonen dat de voorzieningen nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering. Ook dit mag dan belastingvrij gegeven worden, ook al geniet de werknemer er deels in privé van. Dit geldt dus ook voor de bovengenoemde inrichting van de thuiswerkplek.

Ten slotte heb je ook nog de nihilwaarderingen. Dit geldt voor de koekjes en de kopjes koffie, maar ook voor het gas, water en licht op het werk. De waarde hiervan is zo gering dat ook hierover geen loonbelasting ingehouden hoeft te worden. De werkgever mag het op het werk onbelast aanbieden, maar de werkgever mag het bij het thuiswerken in principe niet onbelast vergoeden. Dit mag alleen als de (thuis)werkplek voor de fiscus ook echt als werkplek geldt. Dat doet het wanneer voldaan is aan de volgende voorwaarden:

  • De plek een zelfstandig gedeelte van de woning is: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair;
  • De werkgever heeft met de werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt;
  • De werknemer werkt in die ruimte.

In bijna alle gevallen is dit dus niet van toepassing als uw werknemer vanwege de coronamaatregelen zoveel mogelijk vanuit huis werkt. In dat geval moet een vergoeding voor de werkplek komen uit de vrije ruimte. Daarover is wel goed nieuws: de vrije ruimte is in 2020, als gevolg van het coronavirus, verhoogd naar 3% over de eerste 400.000,-  euro van de totale loonsom in plaats van 1,7%.

Vaste thuiswerkvergoeding.
Een onbedoeld gunstig effect van thuiswerken voor werkgevers is dat het sommige kosten wegneemt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan energie-, lunch-, water/koffie/thee- en overige voorraadkosten. De werknemer daarentegen zal (een deel van) deze kosten zelf moeten dragen als deze een hele dag thuis werkt. Het Nibud heeft uitgerekend dat dit fulltime thuiswerkers gemiddeld zelfs meer dan 500 euro per jaar zou kosten. Als werkgever kan je ervoor kiezen om deze onkosten te vergoeden aan de werknemer.

Zoals hierboven aangegeven, is het lastig om aan de strenge werkplek voorwaarden van de fiscus te voldoen. Een eventuele thuiswerkvergoeding zal in de meeste gevallen dan eveneens uit de vrije ruimte moeten komen. In België ligt dit anders. Werkgevers mogen daar hun personeel dat thuiswerkt door de coronacrisis een belastingvrije vergoeding geven tot 126,94 euro per maand. Wie weet volgt de Nederlandse regering dit initiatief in de toekomst.

Aansprakelijkheid.
Iedere werkgever is belast met werkgeversaansprakelijkheid bij bedrijfsongevallen. In beginsel is de werkgever aansprakelijk voor letselschade geleden door een werknemer als gevolg van een ongeval tijdens werktijd. Het klinkt misschien vreemd, maar ook thuis kan er sprake zijn van een bedrijfsongeval. Alleen de ongevallen die het gevolg zijn van een activiteit die absoluut niets met de arbeidsovereenkomst te maken heeft, vallen hier niet onder. Dit is het geval als het ongeval nooit op het werk had kunnen gebeuren. Het vallen van de trap en zelfs het aangereden worden onderweg naar de bakker (voor de lunch) vallen er dus wel onder, maar bijvoorbeeld letsel opgelopen tijdens het maaien van het gras onder werktijd niet.  

De werkgever is ook aansprakelijk voor materiele schade aan bijvoorbeeld de laptop of de mobiel van de zaak, tenzij de werknemer opzettelijk de schade heeft toegebracht, nalatig is geweest of als er sprake is van bewuste roekeloosheid.

Nieuwe regelgeving?
Thuiswerken is niet te stoppen. Deze trend, die ook veel positieve punten kent op milieugebied, was al langer bezig aan een opmars, maar krijgt door de coronacrisis een boost. De (fiscale) wetgeving is hier echter nog niet op aangepast. In de praktijk wordt de roep om bijvoorbeeld een onbelaste vergoeding voor werkelijke woon-werkreizen en een onbelaste thuiswerkvergoeding steeds luider. Nu thuiswerken niet meer weg te denken is, is het slechts een kwestie van tijd voordat de regelgeving hierop wordt aangepast. 

Vragen of advies?
De bedrijfsjuridisch adviseurs van The Legal Company zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen hebben of juridisch advies willen? Neem dan contact met ons op door te mailen naar
info@thelegalcompany.nl, te bellen naar 020-3450152 of ons contactformulier in te vullen.