De crisis te lijf met algemene voorwaarden

We hebben door het coronavirus helaas te maken met een recessie van historische omvang. Volgens cijfers van het CBS vreest bijna de helft van de bedrijven de coronacrisis niet te overleven. Om nog maar niet te spreken van de liquiditeitskrapte die er gaat ontstaan door de daling van de omzet. De kans dat een deel van uw relaties ‘omvalt’ of veel later betaalt dan gewenst, is dan ook levensgroot. Over het algemeen zullen afnemers ook kritischer worden op leveringen van diensten en producten.

Met krimp komt kramp in de handelsrelaties.
Er wordt in tijden van krimp vaker op iedere slak zout gelegd. Ook om daarmee betaling te rekken. Nu is het daarom de tijd om uw rechtspositie in dat soort discussies in de kleine lettertjes, in uw algemene voorwaarden, aan te scherpen. Lees in deze blog hoe u uw bedrijf (via uw algemene voorwaarden) optimaal kunt beschermen tegen de aankomende crisis.

Wat zijn algemene voorwaarden en hoe gebruikt u ze optimaal?
In de algemene voorwaarden kunt u contractuele bepalingen opnemen waarmee u de rechtspositie van uw bedrijf optimaal kunt beschermen. Vaak zijn die bepalingen te uitgebreid voor de opdracht- of orderbevestiging, maar wilt u wel dat ze standaard gelden voor elke opdracht of levering. Wanneer deze op de juiste manier van toepassing worden verklaard, beschermen ze uw rechtspositie. Om dit resultaat te bereiken moet niet alleen de inhoud goed zijn (komen we later op terug), maar moeten de algemene voorwaarden vóór of bij de opdrachtbevestiging (digitaal) zijn meegestuurd.

Wat moet ik doen als mijn relatie verwijst naar zijn algemene voorwaarden?
Indien uw contractuele wederpartij in de correspondentie inzake de opdracht verwijst naar zijn of haar algemene voorwaarden, is het belangrijk dat u bij de opdrachtbevestiging als laatste verwijst naar uw algemene voorwaarden én de voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk van de hand wijst.

Soms accepteert de wederpartij dat niet en dan zult u de voorwaarden van de wederpartij moeten accepteren. Accepteer ze dan niet zonder meer, maar leg dit voor aan uw jurist. Ten eerste om te zorgen dat u geen extra aansprakelijkheid naar binnen haalt die bijvoorbeeld ook niet gedekt is door uw aansprakelijkheidsverzekering. Ten tweede om te bekijken of er andere punten in staan die echt niet acceptabel zijn, zoals bijvoorbeeld een tussentijdse mogelijkheid om de overeenkomst te beëindigen, zonder dat er een schadeplicht ontstaat. Meestal kunnen er nog wel afwijkende afspraken worden gemaakt.

De juiste inhoud van de algemene voorwaarden.
Een goede set algemene voorwaarden regelt in uw voordeel o.a. de voorwaarden voor levering, betaling, eigendomsvoorbehoud, verrekening, opschorting, aansprakelijkheid, overmacht, garanties, ontbinding, opzegging, etc. van de overeenkomst.

Wat zijn goede betalingsvoorwaarden?
Wanneer bedrijven onderling niks anders zijn overeengekomen, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden, dan is in beginsel wettelijke rente verschuldigd vanaf 30 dagen na het ontvangen van de factuur. Contractueel kan ook overeengekomen worden dat de betalingstermijn maximaal 60 dagen bedraagt. Langer dan 60 dagen kan ook, mits het overeen is gekomen in de overeenkomst zelf en niet ‘kennelijk onbillijk’ is. Verder geldt dat de overheid (en instellingen van de overheid) binnen 30 dagen moet(en) betalen. Grote bedrijven moeten daar binnenkort ook aan geloven. De wettelijke termijn waarbinnen zij de rekeningen van hun mkb-leveranciers moeten betalen, wordt door de wijziging van de
Wet betalingstermijnen grote bedrijven verkort van 60- naar 30 dagen. Die wet zit momenteel in de pijplijn. Het moment van in werking treden is nog niet bekend.

Afspreken dat betaling eerder moet geschieden dan de wettelijke (maximum) termijnen mag altijd. Niks regelen, omdat de betalingstermijn dan 30 dagen is, kan gevaarlijk zijn indien uw wederpartij zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaard en daarin bijvoorbeeld een betalingstermijn staat van 60 of 90 dagen. Neem daarom altijd op in uw algemene voorwaarden dat uw debiteur een (fatale) termijn heeft van max. 30 dagen. Vermeld daarbij dat de debiteur vertragingsrente en eventuele (buiten)gerechtelijke kosten is verschuldigd. Wordt er na de termijn niet betaald, dan is de debiteur deze rente verschuldigd, evenals eventuele incassokosten. U kunt voor deze aankomende moeilijke tijden uiteraard ook (tijdelijk) een kortere betalingstermijn hanteren van bijvoorbeeld 14 dagen.

Let op, de algemene voorwaarden zijn in beginsel alleen van toepassing als ze voor de overeenkomst (digitaal) ter hand zijn gesteld.

Regel duidelijk uw (buiten)gerechtelijke kosten.
Worden uw facturen niet betaald, dan kan het -na de gebruikelijke herinneringen- tijd worden om betaling (buiten)gerechtelijk af te dwingen. Het is belangrijk dat u deze stappen kan doen, maar wel op de kosten van uw debiteur! Regel daarom in uw algemene voorwaarden dat die bijkomende buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten voor rekening komen van de wederpartij. Het is mogelijk om in uw algemene voorwaarden de bepaling op te nemen dat de schuldenaar bij niet-tijdige betaling van de hoofdsom verplicht is buitengerechtelijke incassokosten te voldoen. Deze incassokosten komen uiteraard bovenop de vertragingsrente en de hoofdsom. De ‘werkelijk gemaakte incassokosten’ bestaan (maximaal) uit een bedrag van 15% van de eerste € 5000 van de gevorderde hoofdsom (met een minimum van € 250), 10% over het meerdere tot € 10.000, 8% over het meerdere tot € 20.000, 5% over het meerdere tot € 60.000 en 3% over het meerdere boven € 60.000.

Wanneer u dit heeft opgenomen in uw algemene voorwaarden zijn deze optimaal uitgerust voor het maken van buitengerechtelijke kosten. Neemt u dergelijke bedingen niet op, dan worden deze kosten ingeschat a.d.h.v. een staffel voor consumenten en die is een stuk nadeliger. De rechter heeft overigens wel nog altijd de bevoegdheid om de buitengerechtelijke incassokosten te matigen. Hij zal dit echter niet doen als aannemelijk is gemaakt dat de werkelijk door u gemaakte buitengerechtelijke incassokosten hoger zijn dan het bedrag zoals wordt berekend aan de hand van de staffel, maar dat dit bedrag desondanks in een redelijke verhouding staat tot de werkzaamheden die zijn verricht.

Daarnaast is het verstandig om – voor wat betreft de gerechtelijke kosten – op te nemen dat de wederpartij bij gerechtelijke invordering tevens de gerechtelijke kosten is verschuldigd. Daaronder zijn begrepen alle daadwerkelijk gemaakte kosten van rechtsbijstand en de proceskosten. Dit is de wederpartij dan verschuldigd indien deze geheel of in overwegende mate in het ongelijk wordt gesteld.

Opschorting en ontbinding.
Er zijn scenario’s denkbaar dat u liever de overeenkomst opschort, of zelfs schadevrij wilt ontbinden. Qua opschorting kan, met het oog op de aankomende crisis, gedacht worden aan een op handen zijnde faillissement of andere redenen, waardoor u aanneemt dat uw wederpartij niet gaat betalen voor de diensten/producten die u nog gaat leveren. Dan kan het handig zijn dat u schadevrij kunt dreigen met opschorting, totdat de openstaande facturen zijn voldaan. Dan is het verstandig om een beding op te nemen die u een uitgebreidere opschortingsbevoegdheid geeft, waarbij u diezelfde opschortingsbevoegdheid aan de zijde van uw wederpartij uitsluit!

Overmacht.
Recente rechtspraak heeft uitgewezen dat een beroep op overmacht wegens corona niet snel gehonoreerd wordt door de rechter. Aangezien er sprake moet zijn van een ‘onmogelijkheid tot presteren’. Het blijft afhankelijk van de omstandigheden van het geval of men zich wel of niet op de wettelijke overmacht kan beroepen. Dat komt ook omdat er geen definitie van overmacht is opgenomen in de wet. Daarom is het van groot belang om hier in uw algemene voorwaarden iets over te bepalen.

Zo zou u in uw algemene voorwaarden bepaalde situaties kunnen uitsluiten voor een beroep op overmacht door de wederpartij. Het uitsluiten van een beroep op overmacht, bijvoorbeeld bij een pandemie of wegens hinder veroorzaakt door overheidsmaatregelen, kan u ook voor toekomstige uitbraken van virussen beter beschermen. Op deze manier kunt u ook scenario’s noemen in de algemene voorwaarden die bij voorbaat voor u wel gelden als overmacht, waardoor u niet schadeplichtig bent wanneer u de overeenkomst niet nakomt wegens overmacht. Daarbij kunt u regelen dat uw wederpartij (tijdelijk) geen recht heeft op opschorting, ontbinding of schadevergoeding als gevolg van diezelfde overmachtssituatie. Let wel, een rechter kan natuurlijk altijd zo’n voorwaarde geheel of gedeeltelijk buiten werking stellen als het té onredelijk uitpakt.

Zekerheden.
Om ervoor te zorgen dat u (ook in geval van faillissement van uw debiteur) niet achteraan staat in de rij van schuldeisers, kan het aanvullende zekerheid geven om juridische zekerheden te bedingen voor de betaling van uw factuur. Bekende zekerheidsrechten zijn o.a. het hypotheekrecht (op onroerende goederen) en het pandrecht (op roerende goederen, activa en debiteuren), maar daarvoor moeten (notariële) aktes worden opgemaakt. Dat regelt men niet even in de algemene voorwaarden. Wel kan men regelen in de algemene voorwaarden dat zulke zekerheden op eerste verzoek gevestigd moeten worden, zodra u er om vraagt. Afhankelijk van het moment waarop u dat vraagt, kan dat wel of geen soelaas bieden.

Eigendomsvoorbehoud is een gemakkelijkere variant die u wel direct op kunt nemen in uw algemene voorwaarden, maar uiteraard alleen wanneer u ook producten levert. Hier gaat de eigendom niet naar uw klant tot het volledige bedrag is betaald. U zou het product dus zelfs uit een failliete boedel kunnen halen. Zaak is dan wel om daarvoor de juiste teksten te gebruiken in uw algemene voorwaarden. Er circuleren veel teksten op internet waar ook onjuiste bedingen in staan. Het foute knip- en plakwerk.

Hiernaast zijn er nog meer mogelijkheden om zekerheid te bedingen buiten de algemene voorwaarden om. Denk aan borgstellingen en garanties. Van belang is dat dit op een juridisch juiste wijze wordt gedaan, anders loopt u mogelijk het risico op vernietiging van deze bedingen, waardoor u alsnog achteraan staat bij de uitbetaling van de schuldeisers.

Uw aansprakelijkheid beperken.
Een van de belangrijke bedingen in de algemene voorwaarden is het zogenaamde ‘exoneratiebeding’. Hiermee kunt u uw aansprakelijkheid voor directe schade en gevolgschade uitsluiten. Dit is mogelijk voor alle schades, of alleen voor de gevolgschade of slechts tot een bepaald bedrag. Bijvoorbeeld tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar na erkenning van de aansprakelijkheid aan uw klant uitbetaald. In beginsel kunt u in B2B relaties alle aansprakelijkheid uitsluiten, waardoor u uw risico’s drastisch inperkt. Door het uitsluiten van de aansprakelijkheid komt uw bedrijf in deze zware tijden niet zomaar voor grote incidentele schadeclaims te staan. Echter, een wederpartij gaat daar niet altijd mee akkoord. Daarbij is het wettelijk niet mogelijk om aansprakelijkheid uit te sluiten voor schade die is veroorzaakt door opzet of grove schuld. Verzekeraars dekken dat ook niet. Echter, zal opzet of grove schuld maar heel zelden bewezen kunnen worden.

Advies: pas nu uw algemene voorwaarden aan!
Kortom, pas nu uw algemene voorwaarden aan zodat uw rechtspositie beter is dichtgetimmerd. U kunt er altijd op terugvallen in tijden van nood. Al is het maar om een sterkere positie te hebben in een onderhandeling. Immers, adviseren wij er altijd eerst minnelijk uit te komen met uw klant.

Ook met de beste set algemene voorwaarden kan een omzetdaling soms onvermijdelijk zijn, maar u kunt echter wel bewerkstelligen dat u sterker staat bij incasso discussies, bij nakomingsdiscussies en aansprakelijkheidsstellingen.

Vragen of advies?
Heeft u als ondernemer vragen over het voorgaande of hulp/advies nodig bij het screenen en/of opstellen van uw algemene voorwaarden? Wij kunnen u hierbij uiteraard helpen. Neem contact met ons op door dit
contactformulier in te vullen of te bellen naar: 020-3450152.

De bedrijfsjuridische adviseurs van The Legal Company zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht, contractenrecht, ondernemingsrecht en privacyrecht.