Wat kost een ontslag met wederzijds goedvinden u eigenlijk als werkgever?

In dit artikel zet ik voor u uiteen wat er aan kosten komt kijken bij een ontslag dat u minnelijk regelt via een vaststellingsovereenkomst. Dit gaat vooral over werknemers waarbij u eigenlijk geen goed ontslagdossier van heeft maar toch tot ontslag wenst over te gaan.

Het is niet een kwestie of ontslag wel kan maar meer wat het kost.

Als u een werknemer heeft met wie het al een tijdje niet meer loopt, het vuur is eruit, deze werknemer past niet meer in de strategie van uw organisatie of in uw team, dan kan ontslag soms de enige uitweg zijn. Tijd, geduld of geld om een uitgebreid verbetertraject aan te gaan is er niet altijd. Bovendien heeft dat ook geen zin indien bepaalde competenties in het geheel niet onder de motorkap aanwezig zijn. Wat dan? De ontslag- en dossiereisen zijn immers wel strenger geworden. Wellicht denkt u dan dat ontslag niet mogelijk is en dus moddert de situatie maar voort ten koste van uw onderneming.

Onze ruime ervaring als arbeidsrechtjuristen leert echter dat een ontslag altijd te regelen valt via een vaststellingsovereenkomst. Als u zich van tevoren maar wel goed heeft voorbereid met de juiste strategie en weet waar u qua kosten aan begint. Een ontslagbudget en een goede arbeidsjurist met actuele kennis en scherpe onderhandelingsvaardigheden, zijn van groot belang voor u om knopen door te hakken en goed beslagen ten ijs te komen.

Gooi de knuppel in het hoenderhok en start een exit gesprek.

Als het een tijd al niet lekker loopt dan is het zaak als werkgever om als eerste het probleem en de oplossing van een exit bespreekbaar te maken. Uiteraard kunt u wachten en hopen dat een werknemer zelf opzegt maar meestal blijft dat uit en mondt de situatie zelfs uit in een ziekmelding. Dan bent u nog verder van huis. Blijf dus in de lead.

Het komt overigens maar zelden voor dat er (uiteindelijk) geen onderhandelingen mogelijk blijken als een vertrek met wederzijds goedvinden met behulp van een vaststellingsovereenkomst bespreekbaar wordt gemaakt. Dit komt omdat er bijna geen werknemer is die bestand is tegen het moeten werken op een werkvloer waar er geen match meer is. Soms houden ze het een tijd lang vol. Daar zal hoogstens de ontslagvergoeding door stijgen. Als die onderhandelingen eenmaal zijn opgestart, dan is de mindset van een werknemer gericht op vertrek. Het komt dan haast nooit voor dat er nog een switch wordt gemaakt naar staken van de onderhandelingen en een herstel van de arbeidsrelatie. 

Procederen is een uiterste red- en dreigmiddel en heeft vele nadelen.

In 2016 hebben wij alle aangemelde personeelsdossiers waarbij er sprake was van een noodzaak tot ontslag, weten te settelen. We zijn er 100% in geslaagd om alle dreigende rechtszaken te voorkomen. Procederen is in de regel namelijk niet voordeliger voor u als werkgever omdat er veel nadelen aan kleven.

Nadelen van een arbeidsrechtprocedure.

Ten eerste behoud u altijd het procesrisico dat de rechter niet in uw voordeel beslist en de ontbinding afwijst. Uw onderhandelingspositie om daarna alsnog met de werknemer te dealen over een afscheid verzwakt hierdoor enorm. U betaalt dan én een fiks hogere ontslagvergoeding én u betaalt de volledige proceskosten. Via een beëindiging met wederzijds goedvinden (vaststellingsovereenkomst) heeft u die kosten verhogende effecten niet en weet u van tevoren zeker dat de arbeidsrelatie op een bepaalde datum eindigt.

Een tweede nadeel van een procedure is dat als de rechter al ontbindt, u de arbeidsrelatie zonder finale kwijting over en weer beëindigt. Er zijn dan nog heel wat losse eindjes. Ik noem als voorbeelden: het inleveren van bedrijfseigendommen, de afrekening van een vakantietegoed, studiekosten die moeten worden terugbetaald, een concurrentie- en relatiebeding dat nog concretisering behoeft, afspraken over communicatie naar collega’s, een leaseauto die moet worden overgenomen, etc. De kantonrechter ontbindt maar verder regelt hij daarom heen niets. In een vaststellingsovereenkomst kunt u al die onderwerpen in één keer in uw voordeel afhandelen. Geen nasleep en losse eindjes meer.

Ten derde, de juridische proceskosten die u heeft omdat u in de onderhandelingen niet wilde inschikken op bepaalde (financiële) punten, zoals een hogere ontslagvergoeding, uitbetaling van vakantiedagen etc. wegen meestal niet op tegen de meerkosten van die minder gunstige schikking. Ook al wint u, u krijgt gemiddeld slechts 25% vergoed van uw proceskosten. Dit laatste alleen als de rechter in uw voordeel beslist dat de werknemer die kosten moet vergoeden. Heel vaak beslist de rechter dat partijen ieder hun eigen kosten dragen.

Overigens is het wel zo dat bij veel procedures, na wat vingerwijzingen van de kantonrechter, er alsnog wordt geschikt met behulp van een vaststellingsovereenkomst. Punt is alleen wel dat de rechter er zich dan mee heeft bemoeid en dat werkt meestal niet in uw voordeel. Uw onderhandelingspositie verzwakt aanzienlijk omtrent bepaalde punten in een vaststellingsovereenkomst.

Kortom met een procedure heeft u veel onzekerheid zowel vooraf als achteraf en altijd bijkomende proceskosten die niet terug verdiend worden.

Wat mag een ontslag via wederzijds goedvinden u als werkgever kosten?

Het budget waar u rekening mee moet houden voor een ontslag via wederzijds goedvinden, kan uit de volgende elementen bestaan:

  1. Kosten van begeleiding door een arbeidsjurist;
  2. Kosten indiening pro forma verzoekschrift UWV of kantonrechter;
  3. Ontslagvergoeding (inclusief outplacementvergoeding);
  4. Juridische onkostenvergoeding werknemer;
  5. Loondoorbetaling tot einde dienstverband gedurende vrijstelling van arbeid;
  6. Afwikkelingskosten dienstverband.

Ad 1. Begeleiding(skosten) door arbeidsjurist.

Deze kostenpost is vaak een black box maar dat hoeft niet. De meeste arbeidsrechtjuristen werken weliswaar op uren maal tarief basis, zeker bij zaken op tegenspraak, maar kunnen vaak wel een inschatting geven van de kosten. Heel nauwkeurig kan dat niet omdat zij geen glazen bol hebben en van tevoren niet weten hoe bewerkelijk het is om de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst voor elkaar te krijgen. De ene werknemer is zeer hardnekkig en verzint iedere keer obstakels en de ander is gemakkelijk en wilt er snel vanaf. Hou rekening met een budget van tussen de € 1.500,- en € 4.000,- ex b.t.w. In uitzonderlijke gevallen kan het goedkoper of duurder zijn.

Werkwijze.

De arbeidszaak moet eerst face to face met de werkgever worden doorgenomen. Voelen en zien wat er aan de hand is om vervolgens een dossier analyse en een ontslagadvies te geven. Soms is de oplossing eenvoudiger dan gedacht. Bijvoorbeeld, de werkgever wilt stoppen met een werknemer die zijn huid duur verkocht heeft bij indiensttreding maar gewoon niet opbrengt wat hij beloofd heeft. Dat alles is lastig aan te tonen omdat er niet echt harde targets zijn afgesproken. Ondertussen bleef onder aan de streep te weinig over voor de directeuren-eigenaren om reserves en pensioen op te bouwen. Ons advies was daar, spreek niet de werknemer aan op disfunctioneren maar baseer de noodzaak van het ontslag op neutrale bedrijfseconomische redenen. Hef zijn specifieke functie op en verdeel de taken onder de twee partners. Biedt hem een vaststellingsovereenkomst aan en dien alvast een voorlopig verzoekschrift in bij het UWV. De kosten daarvan bedragen ongeveer € 250,- ex b.t.w.

Ad 2. Ontslagvergoeding.

Deze vergoeding komt vaak tot stand door de berekening van de minimale wettelijke transitievergoeding en de oude kantonrechtersformule als plafond voor de onderhandelingen.

Het maximum voor de transitievergoeding wordt overigens jaarlijks geïndexeerd, bedragen worden afgerond op duizendtallen. Op 1 januari 2017 gaat het bedrag van
€ 76.000 naar € 77.000. Verder kunnen er bepaalde kosten die gemaakt zijn om de werknemer van werk naar werk te helpen ervan af getrokken worden maar zelden speelt dit een rol in de onderhandelingen omdat die outplacement maatregelen niet vaak gewenst zijn of worden aangeboden.

Ad 3. Juridische onkostenvergoeding werknemer.

Wij raden de werkgever altijd aan om een gefixeerde juridische onkostenvergoeding aan de werknemer ter beschikking te stellen. Hiermee voorkom je sneller dat de werknemer gebruik gaat maken van de wettelijke bedenktermijn van twee weken om op de vaststellingsovereenkomst terug te komen. Ondertekening van de vaststellingsovereenkomst wordt eerder bespoedigd dan vertraagd als er een jurist meekijkt. Die kan namelijk de werknemer geruststellen dat deze door de ondertekening zijn WW-rechten niet kwijtraakt. Daar zijn werknemers meestal erg bang voor. Bovendien onderhandelt een jurist niet met emoties maar met ratio. Een deal komt dan veel sneller tot stand. 

Het standaard budget dat de werkgever in de regel ter beschikking stelt aan de werknemer om de vaststellingsovereenkomst te laten nakijken varieert tussen de € 500 en € 1250,- ex b.t.w. In een uitzonderlijk geval kan die vergoeding ook nog hoger uitvallen maar dan gaat er meestal wel iets af van de ontslagvergoeding. Sommige werknemers zijn niet verzekerd en moeten alles uit eigen zak betalen en kunnen geen btw terug vragen. Het is dan fiscaal voordeliger als de onkostenvergoeding hoger wordt gemaakt en dat ze iets minder bruto ontslagvergoeding krijgen.

Ad 4. Loondoorbetaling tot einde dienstverband.

Soms kan het zijn dat een werknemer vasthoudt aan de eis om nog enkele maanden in dienst te blijven om vanuit een werkende situatie te solliciteren. Ook is het zo dat hoe langer de onderhandelingen voortduren, daarmee ook de aanvankelijk gewenste uitdiensttredingsdatum daarmee opschuift. Verder is het zo dat de werknemer die zich ziek heeft gemeld, daarmee de onderhandelingen traineert. Dan “kost” de werkgever dat zo weer een maand extra loon. Verder spreken partijen vaak af in de vaststellingsovereenkomst dat de werknemer na ondertekening, gedurende de (fictieve) opzegtermijn, vrijgesteld wordt van arbeid. Partijen willen dan echt niet langer meer met elkaar doorwerken en de werknemer kan zich dan ook 100% concentreren op het solliciteren. Wel loonkosten maar geen arbeid kan daarom als extra kosten ervaren worden. Dan bedoel ik met name het loon dat moet worden doorbetaald gedurende de opzegtermijn die in de vaststellingsovereenkomst is overeengekomen. Dat zal minimaal 1 maand zijn en maximaal 5 maanden, afhankelijk van de duur van een dienstverband. Dit neem ik altijd mee als onderhandelingspunt waarmee ik soms de ontslagvergoeding ook kan verlagen. NB. In sommige cao’s wordt de opzegtermijn per week berekend, zoals in de schoonmaak cao en kan deze oplopen tot zelfs maximaal 26 weken.

Ad 5. Afwikkelingskosten dienstverband.

Dit zijn kosten die aan uw kant als werkgever kunnen opkomen als het dienstverband eindigt. Bijvoorbeeld als uw werknemer een lease auto heeft en die niet hoeft mee te nemen aan het einde van een dienstverband. Dan kan het zijn dat u nog nakosten heeft vanwege de voortijdige beëindiging van een leaseauto contract.

Voorbeeld casus met berekening:

Een ICT werknemer is 47 jaar oud, heeft 7,5 gewogen dienstjaren en heeft een bruto salaris van € 4.249,-. De transitievergoeding kwam uit op € 10.710,- en de kantonrechtersformule op € 37.073,- bruto.

Oorzaak van de exit was een verstoorde arbeidsrelatie tussen de ICT medewerker en zijn leidinggevende. De zaak was zeer bewerkelijk omdat de werknemer zich ziek had gemeld, tot twee keer toe mediation moest worden toegepast, er een second opinion was aangevraagd door zowel de werkgever en de werkgever, de advocaat van de werknemer zeer scherp en intensief communiceerde.

De kosten tot en met ondertekening van de vaststellingsovereenkomst voor de werkgever kwamen uit op het volgende;

 

Uitkomst kostenplaatje werkgever;

Begeleidingskosten jurist werkgever:                        € 3.000,- ex b.t.w.

Ontslagvergoeding:                                                       € 14.000,- bruto

Juridische onkosten werknemer                                € 2.000,- ex b.t.w.

Loondoorbetaling 2 maanden vrijstelling arbeid   € 8.320,- bruto

Werkgeverslasten daarover                                         € 2.496,- bruto

Totaal                                                                             € 29.816,-

N.B. Ieder budget is anders omdat iedere zaak anders is! Het is geen kwestie van of het kan maar welk budget u moet inzetten om ontslag van een werknemer te bewerkstelligen. Daarna kunt u ook knopen doorhakken.

Laat nu uw ontslagbudget door ons inschatten en bel ons voor een adviesafspraak op 020-3450152 of mail naar hvercammen@thelegalcompany.nl